Utkast til protokoll fra styremøte 20.06.14
Publisert:
21. jul 2014, kl. 11:26
|
Sist oppdatert:
21. jul 2014, kl. 11:26
Utkast til protokoll fra styremøte i Amnesty International Norge 20. juni 2014
Til stede: Trygve G. Nordby, Veslemøy Aga, Astrid Aksnessæther, Aman Kamsare, Inga T. Laupstad, Håkon Sæberg, Marta Helgadottir og Kjetil Haanes
Til stedet fra sekretariatet: John Peder Egenæs og Helle Biørnstad
Forfall: Ove Tjelta og Tale Longva
Møteleder: Trygve G. Nordby
Protokollfører: Helle Biørnstad
SAK 31/2014 Godkjenning av dagsorden
Dagsorden ble godkjent. En sak til eventuelt behandles under SAK 40/2014.
SAK 32/2014 Protokollsaker
Vedtak
Protokoll fra styremøtet 09.05.2014 ble godkjent.
SAK 33/2014 Kommende styresaker
Sakspapir fra generalsekretæren
Vedtak
Tas til orientering
SAK 34/2014 Generalsekretærens orientering
Sekretariatet arrangerte samme dag som styremøtet en mini-aksjon utenfor Stortinget hvor stortingspresident Olemic Thomessen fikk overrakt 169 papir livbåter for Syria, med forespørsel om en bred stortingsdebatt for en mer menneskevennlig flykningepolitikk ovenfor Syria. 20.juni er også startskuddet for Pride-uken i Oslo, som avsluttes med Europride 28 juni. Amnesty er en av hovedsamarbeidspartnere til årets pride, spesielt i forhold til arrangementene på PrideHouse som foregår på Litteraturhuset i Oslo. Styreleder skal representere Amnesty under en mottakelse i Rådhuset 27 juni i denne anledning.
Generalsekretæren deltok på den som i utgangspunktet skulle være et high level mission til Tyrkia med Salil Shetty. Ingen tyrkiske myndighetspersoner ønsket å treffe Amnesty, og turen konsentrerte seg derfor rundt lansering av en Gezi-rapport, i tillegg til å møte overlevende fra demonstrasjonene i fjor.
Det forrige styret bevilget ekstra midler til en omfattende omlegging av www.amnesty.no. Resultatet av den første brukerundersøkelsen etter omleggingen viser at prosessen har vært meget suksessfull med positiv utvikling på alle parametere. Vi ligger sammenlignbart over de andre nordiske seksjonene på de samme parameterne.
Vedtak
Tas til orientering
SAK 35/2014 Alenefullmakt
Sakspapir fra generalsekretæren
Generalsekretæren orienterte. Styret ble gjort oppmerksom på ordningen med alenefullmakt under SAK 44/2013. Styret uttrykte forståelse for utfordringene sekretariatet har med å lage et sikkert system, men flere styremedlemmer var ukomfortable med dagens løsning. Styret ønsker en presentasjon av alternative løsninger ved sekretariatet ved en senere anledning.
Vedtak
Styret er av KMPGs brev til ledelsen datert 17. juni 2013, gjort kjent med at økonomiavdelingens ansatte i AI Norge har alenefullmakt til å foreta utbetalinger, og at dette kan innebære en risiko for uautoriserte utbetalinger.
Styret ber sekretariatet komme tilbake med alternative måter å løse utfordringene med alenefullmakten på.
SAK 36/2014 Årsregnskap 2013 til signering
Sakspapir fra generalsekretæren
Generalsekretæren orienterte. Styret uttrykte ønske om en orientering rundt retningslinjene fra innsamlingskontrollen ved en senere anledning.
Til stede: Trygve G. Nordby, Veslemøy Aga, Astrid Aksnessæther, Aman Kamsare, Inga T. Laupstad, Håkon Sæberg, Marta Helgadottir og Kjetil Haanes
Til stedet fra sekretariatet: John Peder Egenæs og Helle Biørnstad
Forfall: Ove Tjelta og Tale Longva
Møteleder: Trygve G. Nordby
Protokollfører: Helle Biørnstad
SAK 31/2014 Godkjenning av dagsorden
Dagsorden ble godkjent. En sak til eventuelt behandles under SAK 40/2014.
SAK 32/2014 Protokollsaker
Vedtak
Protokoll fra styremøtet 09.05.2014 ble godkjent.
SAK 33/2014 Kommende styresaker
Sakspapir fra generalsekretæren
Vedtak
Tas til orientering
SAK 34/2014 Generalsekretærens orientering
Sekretariatet arrangerte samme dag som styremøtet en mini-aksjon utenfor Stortinget hvor stortingspresident Olemic Thomessen fikk overrakt 169 papir livbåter for Syria, med forespørsel om en bred stortingsdebatt for en mer menneskevennlig flykningepolitikk ovenfor Syria. 20.juni er også startskuddet for Pride-uken i Oslo, som avsluttes med Europride 28 juni. Amnesty er en av hovedsamarbeidspartnere til årets pride, spesielt i forhold til arrangementene på PrideHouse som foregår på Litteraturhuset i Oslo. Styreleder skal representere Amnesty under en mottakelse i Rådhuset 27 juni i denne anledning.
Generalsekretæren deltok på den som i utgangspunktet skulle være et high level mission til Tyrkia med Salil Shetty. Ingen tyrkiske myndighetspersoner ønsket å treffe Amnesty, og turen konsentrerte seg derfor rundt lansering av en Gezi-rapport, i tillegg til å møte overlevende fra demonstrasjonene i fjor.
Det forrige styret bevilget ekstra midler til en omfattende omlegging av www.amnesty.no. Resultatet av den første brukerundersøkelsen etter omleggingen viser at prosessen har vært meget suksessfull med positiv utvikling på alle parametere. Vi ligger sammenlignbart over de andre nordiske seksjonene på de samme parameterne.
Vedtak
Tas til orientering
SAK 35/2014 Alenefullmakt
Sakspapir fra generalsekretæren
Generalsekretæren orienterte. Styret ble gjort oppmerksom på ordningen med alenefullmakt under SAK 44/2013. Styret uttrykte forståelse for utfordringene sekretariatet har med å lage et sikkert system, men flere styremedlemmer var ukomfortable med dagens løsning. Styret ønsker en presentasjon av alternative løsninger ved sekretariatet ved en senere anledning.
Vedtak
Styret er av KMPGs brev til ledelsen datert 17. juni 2013, gjort kjent med at økonomiavdelingens ansatte i AI Norge har alenefullmakt til å foreta utbetalinger, og at dette kan innebære en risiko for uautoriserte utbetalinger.
Styret ber sekretariatet komme tilbake med alternative måter å løse utfordringene med alenefullmakten på.
SAK 36/2014 Årsregnskap 2013 til signering
Sakspapir fra generalsekretæren
Generalsekretæren orienterte. Styret uttrykte ønske om en orientering rundt retningslinjene fra innsamlingskontrollen ved en senere anledning.
Vedtak
Årsregnskapet 2013 godkjennes og signeres
SAK 37/2014 Styrets beretning 2013 til signering
Sakspapir fra generalsekretæren
Generalsekretæren orienterte styret om endringene som har blitt gjort etter kommentarene under forrige styremøte.
Vedtak
Styrets beretning 2013 godkjennes og signeres
SAK 38/2014 Forslag til prosess for internasjonal strategi 2016-19
Sakspapir fra generalsekretæren
Generalsekretæren orienterte om den pågående internasjonale prosessen for utviklingen av nye internasjonale strategiske mål for perioden 2016-19. Første runde er gjennomført ved brainstorming-sesjoner under de regionale medlemsmøtene og ved sekretariatet. Styret inviteres nå til å stake ut kursen for de neste fasene av prosessen. IS har varslet et første utkast av strategien i løpet av august, og styrets beslutninger vil avhenge noe av når dette utkastet foreligger.
Vedtak
Styret beslutter følgende prosess for AI Norge:
- Styret ber internasjonalt utvalg vurdere utkastet av strategien til styremøtet 29. august, og samtidig komme med innspill til eksterne interessenter som bør konsulteres. Utvalgets vurdering presenteres styret.
- Styret ber sekretariatet invitere eksterne interessenter til høring før styremøtet 29.august.
- Styremøtet 29.august forlenges slik at relevante representanter fra sekretariatet kan delta på en mini-workshop hvor styret selv kan komme med innspill til utkastet slik det foreligger.
- På bakgrunn av dette forberedes videre diskusjoner på landsmøtet.
SAK 39/2014 International governance reform process
Sakspapir og muntlig orientering v/ generalsekretæren
Generalsekretæren orienterte om den pågående prosessen for en omfattende reform av AI på governance-nivå, etter vedtak under ICM 2013. Styreleder, generalsekretær og styresekretær har gjennomført en innledende oppsummering som ble tilsendt styret i saksdokumentene. Styret ble inviterte til å komme med innspill på et lignende nivå. En rekke forhold ved Amnestys Internasjonals styringsprosesser ble tatt opp, og styreleder og generalsekretær tar med seg innspillene til diskusjonene under Chairs Assembly/Director Forum. Et oppsummerende notat vil foreligge på styremøtet 29.august.
Vedtak
Tas til orientering
SAK 40/2014 Organisasjonsutviklingsprosjektet
Sakspapir fra generalsekretæren
Generalsekretæren orienterte om prosessen så langt i det pågående organisasjonsutviklingsprosjektet. En omfattende høringsprosess har blitt gjennomført blant medlemmene under medlemsmøtene og direkte med utvalgte grupper og enkeltmedlemmer.
Styret fikk muligheten til å komme med konkrete tilbakemeldinger til prosessen så langt.
Styret fikk utdelt et kort notat fra generalsekretæren som en eventuelt-sak. Generalsekretæren orienterte styret om den nåværende situasjonen i studentrådet, som i skrivende stund ikke fungerer slik tiltenkt som et rådgivende organ til styret. Det er behov for en gjennomgang av studentrådets rolle i organisasjonen.
Vedtak
Styret ber generalsekretæren sørge for at studentrådets rolle, oppgaver og plassering i organisasjonen vurderes som en del av det pågående organisasjonsprosjektet.
SAK 41/2014 Landsmøtesaker 2014
Sakspapir fra generalsekretæren
Styret ble gjort oppmerksom på fristene for vedtektsendringer og vedtaksforslag, da konkrete forslag må ferdigstilles under styremøtet i august. Styret ble videre invitert til å komme med innspill til det foreløpige programmet for landsmøtet 2014. Sekretariatet og landmøtekomiteen tar med seg styrets kommentarer til det videre arbeidet.
Vedtak
Tas til orientering
SAK 42/2014 Referat fra Nordic + møte på Færøyene
Muntlig orientering fra styreleder/generalsekretær
Styreleder og generalsekretær refererte fra Nordic + møtet på Færøyene. Møtet samler representanter fra styret og sekretariat fra de nordiske seksjonene, i tillegg til Polen, Tsjekkia og Slovenia. Dagsorden inkluderte de internasjonale prosessene rundt nye strategiske mål og governance reform, i tillegg til utkastet til policy ang. sexarbeid. Seksjonene ble enige om et ytterligere skype-møte i september for videre konsultasjon når første utkast av den internasjonale strategien foreligger. Det ble også diskutert konsekvenser for seksjonene hvis det nye kontingentsystemet implementeres. Styrets prosjektgruppe finans vil få mulige endringsforslag oversendt til konsultasjon.
Vedtak
Tas til orientering
SAK 43/2014 Styrets orientering
IS har bedt om at alle økonomiansvarlige i bevegelsenes styrer samles, dato er ikke besluttet. Det er naturlig at Astrid Aksnessæther, som leder av prosjektgruppe finans, representerer styret under dette møtet.
Inga Laupstad har deltatt på et møte ved sekretariatet om mulighetene for elektronisk stemmeavgivning. Resultatet av dette må presenteres på landsmøtet i oktober.
Styringsgruppen for TVA-midlene hadde nylig møte i London. Styringsgruppen har bedt om at et utvalg nøkkelprosjekter gjennomgås av en ekstern evaluator. Første prosjekt, ATT, er snart ferdig evaluert og resultatet er meget oppløftende. Styret vil få evalueringen oversendt så fort den foreligger.
SAK 44/2014 Eventuelt
Sak til eventuelt ble behandlet under SAK 40/2014.
Godkjent og signert under styremøte 29.august 2014
Årsregnskapet 2013 godkjennes og signeres
SAK 37/2014 Styrets beretning 2013 til signering
Sakspapir fra generalsekretæren
Generalsekretæren orienterte styret om endringene som har blitt gjort etter kommentarene under forrige styremøte.
Vedtak
Styrets beretning 2013 godkjennes og signeres
SAK 38/2014 Forslag til prosess for internasjonal strategi 2016-19
Sakspapir fra generalsekretæren
Generalsekretæren orienterte om den pågående internasjonale prosessen for utviklingen av nye internasjonale strategiske mål for perioden 2016-19. Første runde er gjennomført ved brainstorming-sesjoner under de regionale medlemsmøtene og ved sekretariatet. Styret inviteres nå til å stake ut kursen for de neste fasene av prosessen. IS har varslet et første utkast av strategien i løpet av august, og styrets beslutninger vil avhenge noe av når dette utkastet foreligger.
Vedtak
Styret beslutter følgende prosess for AI Norge:
- Styret ber internasjonalt utvalg vurdere utkastet av strategien til styremøtet 29. august, og samtidig komme med innspill til eksterne interessenter som bør konsulteres. Utvalgets vurdering presenteres styret.
- Styret ber sekretariatet invitere eksterne interessenter til høring før styremøtet 29.august.
- Styremøtet 29.august forlenges slik at relevante representanter fra sekretariatet kan delta på en mini-workshop hvor styret selv kan komme med innspill til utkastet slik det foreligger.
- På bakgrunn av dette forberedes videre diskusjoner på landsmøtet.
SAK 39/2014 International governance reform process
Sakspapir og muntlig orientering v/ generalsekretæren
Generalsekretæren orienterte om den pågående prosessen for en omfattende reform av AI på governance-nivå, etter vedtak under ICM 2013. Styreleder, generalsekretær og styresekretær har gjennomført en innledende oppsummering som ble tilsendt styret i saksdokumentene. Styret ble inviterte til å komme med innspill på et lignende nivå. En rekke forhold ved Amnestys Internasjonals styringsprosesser ble tatt opp, og styreleder og generalsekretær tar med seg innspillene til diskusjonene under Chairs Assembly/Director Forum. Et oppsummerende notat vil foreligge på styremøtet 29.august.
Vedtak
Tas til orientering
SAK 40/2014 Organisasjonsutviklingsprosjektet
Sakspapir fra generalsekretæren
Generalsekretæren orienterte om prosessen så langt i det pågående organisasjonsutviklingsprosjektet. En omfattende høringsprosess har blitt gjennomført blant medlemmene under medlemsmøtene og direkte med utvalgte grupper og enkeltmedlemmer.
Styret fikk muligheten til å komme med konkrete tilbakemeldinger til prosessen så langt.
Styret fikk utdelt et kort notat fra generalsekretæren som en eventuelt-sak. Generalsekretæren orienterte styret om den nåværende situasjonen i studentrådet, som i skrivende stund ikke fungerer slik tiltenkt som et rådgivende organ til styret. Det er behov for en gjennomgang av studentrådets rolle i organisasjonen.
Vedtak
Styret ber generalsekretæren sørge for at studentrådets rolle, oppgaver og plassering i organisasjonen vurderes som en del av det pågående organisasjonsprosjektet.
SAK 41/2014 Landsmøtesaker 2014
Sakspapir fra generalsekretæren
Styret ble gjort oppmerksom på fristene for vedtektsendringer og vedtaksforslag, da konkrete forslag må ferdigstilles under styremøtet i august. Styret ble videre invitert til å komme med innspill til det foreløpige programmet for landsmøtet 2014. Sekretariatet og landmøtekomiteen tar med seg styrets kommentarer til det videre arbeidet.
Vedtak
Tas til orientering
SAK 42/2014 Referat fra Nordic + møte på Færøyene
Muntlig orientering fra styreleder/generalsekretær
Styreleder og generalsekretær refererte fra Nordic + møtet på Færøyene. Møtet samler representanter fra styret og sekretariat fra de nordiske seksjonene, i tillegg til Polen, Tsjekkia og Slovenia. Dagsorden inkluderte de internasjonale prosessene rundt nye strategiske mål og governance reform, i tillegg til utkastet til policy ang. sexarbeid. Seksjonene ble enige om et ytterligere skype-møte i september for videre konsultasjon når første utkast av den internasjonale strategien foreligger. Det ble også diskutert konsekvenser for seksjonene hvis det nye kontingentsystemet implementeres. Styrets prosjektgruppe finans vil få mulige endringsforslag oversendt til konsultasjon.
Vedtak
Tas til orientering
SAK 43/2014 Styrets orientering
IS har bedt om at alle økonomiansvarlige i bevegelsenes styrer samles, dato er ikke besluttet. Det er naturlig at Astrid Aksnessæther, som leder av prosjektgruppe finans, representerer styret under dette møtet.
Inga Laupstad har deltatt på et møte ved sekretariatet om mulighetene for elektronisk stemmeavgivning. Resultatet av dette må presenteres på landsmøtet i oktober.
Styringsgruppen for TVA-midlene hadde nylig møte i London. Styringsgruppen har bedt om at et utvalg nøkkelprosjekter gjennomgås av en ekstern evaluator. Første prosjekt, ATT, er snart ferdig evaluert og resultatet er meget oppløftende. Styret vil få evalueringen oversendt så fort den foreligger.
SAK 44/2014 Eventuelt
Sak til eventuelt ble behandlet under SAK 40/2014.
Godkjent og signert under styremøte 29.august 2014