Protokoll fra styremøte 15. des 2017

Protokoll fra styremøte i Amnesty i Norge 15. desember 2017.
 
Publisert: 4. Jan 2018, kl. 09:45 | Sist oppdatert: 23. Apr 2018, kl. 13:11

Tilstede: Kjetil Haanes, Thea Schjødt, Tonje Hellevig, Gro Herefoss Davidsen, Kjell Johnsen, Tor-Hugne Olsen (fra SAK 79/2017), Veslemøy Aga, Wasim Zahid, Ole-Gunnar Solheim og Nancy Herz.
Forfall:
Tilstedet fra sekretariatet: John Peder Egenæs, Bjarte Økland, Maren Grytting, Anne Marie Mollen (under SAK 79/2017) og Sindre Stranden Tollefsen (under SAK 84/2017).
 
Møteleder: Kjetil Haanes
Protokollfører: Maren Grytting
 
SAK 75/2017                       Dagsorden                                                                                    
Sakspapir fra generalsekretæren                                                           
 
SAK 84/2017 ble flyttet til etter SAK 78/2017.
 
Vedtak
Styret vedtok dagsorden.
 
 
SAK 76/2017                       Protokollsaker                                                                              
Sakspapir fra generalsekretæren 
 
Vedtak
Protokoll fra styremøtet 03.11.2017 ble godkjent og signert.
 
 
SAK 77/2017                       Kommende styresaker og møtedatoer 2018                                               
Sakspapir fra generalsekretæren 
 
Vedtak
Styret vedtar følgende møtedatoer for 2018: 16. februar, 14. april, 15. juni, 14. september, 9. november og 14. desember.
 
 
SAK 78/2017                       Generalsekretærens orientering                                                        
Muntlig orientering v/generalsekretæren
 
Generalsekretæren orienterte om kampanjen Amnesty i Norge nylig gjennomførte for den salvadoranske kvinnen Teodora Vasquez som er dømt til 30 år i fengsel etter en dødfødsel. Med støtte av et reklamebyrå som jobbet pro-bono for AI Norge, gjennomførte organisasjonen en kampanje som gikk ut på å spre et nødsignal fra Teodoras søster. Signalet ble spredd via en FM-frekvens, internettsiden iamlistening.org og sosial mediekanaler. Over 1 million mennesker fra 92 land hørte nødsignalet. AI Norge hadde ansatte tilstede i El Salvador i ukene rundt rettsaken og hadde nær kontakt med familien til Teodora. Dessverre ble dommen til Teodora opprettholdt, noe som betyr at hun må sone de resterende 20 årene av dommen. AI Norge vurderer hvordan vi kan videreføre dette arbeidet i 2018.
 
Ref. informasjonen styret mottok ved forrige styremøte om at kontrakt med tidligere face-to-face byrå har blitt sagt opp, orienterte generalsekretæren om at det har blitt inngått en avtale med et nytt byrå. Dette byrået har nå et pilotprosjekt på gang, og vil sette i gang med fullt team 15. januar.
 
Styret ble informert om at organisasjonen har startet prosessen med å vurdere behov for fremtidige lokaler. Nåværende kontrakt utgår ved årsslutt 2019. Både flytting og muligheten for å tegne ny kontrakt i nåværende lokaler vurderes.  
 
Generalsekretæren orienterte om at det har blitt ansatt en regionkonsulent i region sør de neste seks månedene som skal bidra blant annet med forberedelsene til landsmøtet.
 
Vedtak
Styret tar saken til orientering.
 
 
SAK 79/2017                       Innstilling fra demokratiprosjektet                                                     
Sakspapir fra demokratiutvalget             
 
Prosjektleder for demokratiprosjektet orienterte styret om prosessen som har blitt gjennomført det siste året og som har resultert i en innstilling til styret om Amnesty i Norges medlemsdemokrati. Styringsgruppen har blitt ledet av styrets nestleder og forøvrig bestått av to styremedlemmer, tre Amnesty medlemmer og en person fra sekretariatet som har prosjektledet arbeidet.
 
I innstillingen fra demokratiprosjektet har demokratiutvalget landet på 14 tiltak som kombinert utgjør en helhetlig pakke som vil styrke medlemsdemokratiet. Styret hadde i forkant av styremøtet mottatt innstillingen i sin helhet, så under styremøtet presenterte prosjektleder hovedsakelig de fire største tiltakene som er foreslått og som vil kreve vedtektsendringer:
  1. Amnesty i Norge flytter landsmøtene til våren.
  2. Amnesty i Norge arrangerer årlige landsmøter.
  3. Amnesty i Norge arrangerer landsmøter fast på Gardemoen i Ullensaker, Akershus.
  4. Amnesty i Norge bruker deler av regionmøtene som landsmøteforberedende møteplasser.
 
Innstillingen i sin helhet kan leses her. I innstillingen begrunner i tillegg demokratiutvalget hvorfor de har valgt å ikke anbefale innføringen av en delegatordning, elektronisk stemmegivning og live-streaming av de organisatoriske delene av landsmøtet.
 
Styret stilte spørsmål om hvorfor demokratiutvalget foreslår å legge landsmøtene spesifikt til Gardemoen. Grunnen til dette er blant annet fordi det vil redusere reisekostnader og fordi konferansehotellene på Gardemoen er billigere enn i resten av Oslo-regionen. Mer utdypende begrunnelse finnes i innstillingen.
 
Da årlige landsmøter vil føre til at kostnader knyttet til dette arrangementet øker betraktelig, stilte styret spørsmålet om det er økonomisk forsvarlig å gjennomføre denne endringen. Siden AI Norge vektlegger involvering av medlemmer og omleggingen til årlige landsmøter vil være nødvendig for å kunne følge det nye internasjonale systemet med årlig Global Assembly, konkluderte styret med at det er verdt de økte kostnadene. Styret ønsker likevel å se på hvordan kostnader kan reduseres uten at det går utover kvaliteten på landsmøtene. Videre ble det foreslått at muligheten for å kombinere landsmøtet med noen av de andre faste møteplassene som arrangeres årlig kan bli vurdert.
 
Vedtak
Styret takker medlemsdemokratiutvalget for godt utført arbeid, tar innstillingen til etterretning, og ber om at innstillingen blir et tema på de regionale møtene og blir gjort tilgjengelig på nett. Styret vil komme med sin endelige innstilling til landsmøtet på sitt møte i juni.
               
                                                       
SAK 80/2017                       Status økonomi per oktober/november                                            
Sakspapir fra generalsekretæren
 
Økonomisjef orienterte styret om status for økonomi per november. På inntektssiden lå organisasjonen i november en million under budsjett og på kostnadssiden 0,4 millioner under budsjett. Sistnevnte er hovedsakelig grunnet mangelen på et fungerende eksternt F2F-byrå, noe som betyr at vi ikke har hatt noen utgifter på denne fronten i november. Totalt hittil i år har vi hatt inntekter helt på budsjett, mens på kostnadssiden ligger vi 9 millioner under budsjett.
 
Videre informerte økonomisjef om at de første plasseringene i fond har blitt gjort iht oppdaterte retningslinjer for investering av AI Norges midler som ble vedtatt under styremøtet i november. 
 
Vedtak
Styret tar saken til orientering.
 

SAK 81/2017                       Mål- og handlingsplan 2018                                                                
Sakspapir fra generalsekretæren
 
Styret hadde i forkant av møtet mottatt detaljert handlingsplan og et dokument som spesifiserte prioriteringer for neste år. Generalsekretæren orienterte om at det vurderes å jobbe videre med Teodora-saken og El Salvador (se SAK 78/2017), noe som vil føre til endringer i nåværende handlingsplan. Dersom organisasjonen velger å fokusere på dette vil muligens den planlagte kampanjen mot voldtekt som foreløpig er lagt til 2018 utsettes til 2019. Generalsekretæren la frem nærmere planer om sistnevnte kampanjen, og styret diskuterte disse planene.

Styremedlem Veslemøy Aga ba om følgende protokolltilførsel: "Styremedlem Veslemøy Aga uttrykte bekymring for at en av de planlagte hovedkampanjene for 2018 er arbeidet for å endre straffebestemmelsen om voldtekt. Aga er kritisk til den foreslåtte lovendringen både av hensyn til ofrene og til de anklagedes rettssikkerhet."
 
Vedtak
Styret vedtar mål- og handlingsplan for 2018. 


SAK 82/2017                       Budsjett 2018                                                                                           
Sakspapir fra generalsekretæren
 
Økonomisjef la frem hovedtallene for neste års budsjett. Det anslås en sterk økning i både inntekter og utgifter for 2018. Fire nye stillinger er planlagt, en person som skal jobbe med politisk påvirkningsarbeid og en som skal jobbe med telemarketing opp mot næringslivet. Videre vil AI Norge delfinansiere to midlertidig instructional designer stillinger som både vil jobbe med opplæringsteamet til AI Norge og med Amnesty Internationals ‘Global Human Rights Education Program’ som er basert i Norge og en del av AI Norge.
 
Vedtak
Styret vedtar fremlagt budsjett for 2018.
           
 
SAK 83/2017                       Risk register 2018                                                                       
Sakspapir fra generalsekretæren
 
Det internasjonale sekretariatet pålegger alle seksjoner å sende inn et riskregister årlig som skal identifisere de potensielle risikoene som seksjonen står ovenfor. Videre skal man gjennom dette dokumentet vurdere sannsynligheten for at de ulike risikoene vil forekomme og hvordan man arbeider for å forebygge disse. Generalsekretæren orienterte styret om risikoene som har blitt identifisert under årets gjennomgang og åpnet opp for innspill.  
 
Vedtak
Styret tar saken til orientering.
 
 
SAK 84/2017                       Budsjettramme for nye nettsider                                            
Sakspapir fra generalsekretæren           
 
Kommunikasjonsleder presenterte behov for nye nettsider og foreløpig arbeid som har blitt gjennomført i forbindelse med dette. Basert på andre Amnesty seksjoners erfaringer tror AI Norge at en innvestering i nye nettsider vil kunne resultere i økte inntekter, medlemmer og underskrifter. Videre vil vi kunne tilby mer skreddersydde handlingsalternativer til ulike målgrupper, gjøre det lettere for folk å engasjere seg, og møte behovene til medlemmer og aktivister. 
 
Vedtak
Styret vedtar igangsetting av prosjektet «Nye nettsider Amnesty» innenfor en total budsjettramme på 2,5 millioner kroner.
                                               

SAK 85/2017                       Ny personvernlovgivning                                                                     
Sakspapir fra generalsekretæren
 
Styret ble orientert om fremdriftsplan for arbeidet med den nye personvernloven som trer i kraft 25. mai 2018. Gjennom ulike stadier vil AI Norge fastsette policyer og utarbeide systemer som er i tråd med den nye lovgivningen.
 
Vedtak
Styret tar saken til orientering.
 

SAK 86/2017                       Internasjonale policy prosesser                                                         
Muntlig orientering v/generalsekretæren
 
Styret har tidligere vedtatt at de ønsker å følge spesielt nøye med på følgende policy prosesser som pågår internasjonalt (se SAK 53/2017):
  • Staters forpliktelser i forbindelse med valg;
  • Militær okkupasjon;
  • Narkotika og menneskerettigheter.
 Generalsekretæren orienterte om status for de ulike policy prosessene og når høringer vil bli gjennomført. Enkelte styremedlemmer vil delta i disse høringene og styret vil komme med innspill spesielt til disse tre policyene basert på innstillinger fra styrets internasjonale utvalg. Styret ønsker i tillegg å involvere medlemmene i disse prosessene og vil se nærmere på muligheten for å diskutere policyen på narkotika under regionmøtene i februar/mars. Videre vil det vurderes å gjennomføre et arrangement om policyen på militær okkupasjon der medlemmene kan komme med innspill til policyen.
 
Styreleder orienterte om at datoer for Global Assembly har nå blitt satt. Det internasjonale rådsmøtet til organisasjonen vil avholdes i Warszawa i Polen fra 6.- 8. juli 2018. Hver seksjon har tre delegater, samt muligens en ungdomsdelegat. Sistnevnte rulleres mellom seksjonene der en tredjedel av seksjonene hvert år får mulighet til å ha med en ungdomsdelegat. Styreleder i AI Norge er standing representative til Global Assembly og dermed en fast del av delegasjonen. Videre er det signalisert fra internasjonalt hold at generalsekretæren skal være den andre representanten, og styret i AI Norge bestemte at nestleder i styret vil være den tredje delegaten.
 
Vedtak
Styret tar saken til orientering, og vedtar at styreleder, generalsekretæren og nestleder i styret skal utgjøre den norske delegasjonen til Global Assembly i 2018.
 
 
SAK 87/2017                       Landsmøtet 2018 - styrets representanter til planleggingen                 
Sakspapir fra generalsekretæren
 
Vedtak
Styret ber styrets nestleder Thea Schjødt, styremedlem Tonje Hellevig og styremedlem Gro Herefoss følge planleggingen av Landsmøtet 2018.
 

SAK 88/2017                       Regionmøter 2018                                                                       
Sakspapir fra generalsekretæren
 
Styret diskuterte styremedlemmenes rolle på regionmøtene. Under årets møter vil styrets del hovedsakelig fokusere på innstillingen fra demokratiprosjektet. Styret besluttet at følgende styremedlemmer skal delta på følgende møter:
  • Stavanger 3. februar – Tonje Hellevig;
  • Trondheim 10. februar – Kjell Johnsen;
  • Bergen 10. februar – Veslemøy Aga;
  • Kristiansand 24. februar – Kjetil Haanes;
  • Ålesund 3. mars – Thea Schjødt;
  • Tromsø 10. mars – Tor-Hugne Olsen og Gro Herefoss Davidsen;
  • Oslo 17. mars – Wasim Zahid og Nancy Herz.
Vedtak
Styret tar saken til orientering.
 

SAK 89/2017                       Styrets egenevaluering                                                                         
Styresekretær presenterte resultatene fra styrets egenevaluering. 
 
Vedtak
Styret tar saken til orientering.
 

Godkjent og signert på styremøtet 16. februar 2018. 

SAK 90/2017                       Styrets orientering                                                                                 
 
Styreleder orienterte styret om at han deltok på den avsluttende workshopen for Education Empowerment Justice (EEJ) programmet som ble avholdt i Oslo i starten av desember. Dette programmet har vært finansiert av midler som AI Norge mottok av den norske staten under TV-aksjonen i 2012. Gjennom 13 ulike prosjekter har programmet gjennom hovedsakelig menneskerettighetsundervisningsinitiativer bidratt til økt tilgang og kjennskap om menneskerettigheter for ulike grupper. Programmet har hatt meget gode resultater, noe som ble bekreftet både gjennom en ekstern evaluering av alle prosjektene og av alle prosjektlederne som deltok på den avsluttende workshopen.
 
Styremedlem Nancy Herz informerte styret om at hun deltok og holdt appell på et vellykket Cities for Life arrangement i Stavanger i november.
 
Vedtak
Styret tar saken til orientering.
 
 
SAK 91/2017                       Eventuelt  
 
Det fremkom ingen saker under eventuelt.  

 
Styrets alenetid  
 
Godkjent og signert på styremøte 16. februar 2018.