Protokoll fra styremøte 16. feb 2018
Protokoll fra styremøte i Amnesty i Norge 16. februar 2018.
Publisert:
26. Feb 2018, kl. 09:09
|
Sist oppdatert:
23. Apr 2018, kl. 13:12
Tilstede: Kjetil Haanes, Tonje Hellevig, Gro Herefoss Davidsen, Tor-Hugne Olsen, Veslemøy Aga, Wasim Zahid, Ole-Gunnar Solheim og Nancy Herz.
Forfall: Thea Schjødt og Kjell Johnsen.
Tilstede fra sekretariatet: Bjarte Økland og Maren Grytting.
Møteleder: Kjetil Haanes
Protokollfører: Maren Grytting
SAK 1/2018 Dagsorden
Sakspapir fra generalsekretæren
Grunnet forfall trer 1. vara, Nancy Herz, inn som ordinært styremedlem. Generalsekretæren var forhindret fra å delta på styremøtet grunnet utenlandsreise, økonomi- og administrasjonssjef fungerer som stedfortreder.
Vedtak
Styret vedtok dagsorden.
SAK 2/2018 Protokollsaker
Sakspapir fra generalsekretæren
Vedtak
Protokoll fra styremøtet 15.12.2017 ble godkjent og signert.
SAK 3/2018 Kommende styresaker
Sakspapir fra generalsekretæren
Styreleder informerte om at det europeiske regionale møtet har blitt lagt til helgen 13.-15. april. Som en konsekvens av dette må styreleder og generalsekretær melde forfall til styremøtet som skal avholdes samme helg.
Vedtak
Styret tar saken til orientering.
SAK 4/2018 Generalsekretærens orientering
Muntlig orientering v/generalsekretæren
Økonomi- og administrasjonssjef orienterte styret om at den siste uken har det kommet en rekke gode nyheter angående løslatelser og dommer som har blitt omgjort. En av disse gode nyhetene var at Teodora Vasquez fra El Salvador som Amnesty i Norge jobbet aktivt for i slutten av 2017 har nå blitt løslatt.
Videre orienterte han om at organisasjonen har kommet godt i gang med tre av årets kampanjer: den globale kampanjen for menneskerettighetsforkjempere, kampanjen som omhandler Saudi-Arabia og Oljefondets investeringer i største saudi-arabiske selskaper (herunder teleselskapet STC), og kampanjen for endring av voldtekts bestemmelsen i norsk straffelov. I forbindelse med de to sistnevnte kampanjene har det blitt gjennomført lobbymøter med representanter for de fleste partiene på Stortinget.
På starten av året satte nytt F2F-byrå i gang med verving på gatene. Foreløpig indikasjoner tyder på at de oppnår gode resultater, men dette vil bekreftes først i slutten av februar når realiseringsgraden av vervingene er klare.
Styret ble orientert om at prosjektet som skal omlegge organisasjonens hjemmesider har kommet godt i gang, men at lanseringen av nye hjemmesider vil bli noe utsatt i tid. Lansering er tentativt lagt til oktober. Videre ble styret orientert om status for prosessen med å vurdere nye lokaler for organisasjonen. Som styret tidligere har blitt informert om utgår kontrakten i nåværende lokaler i slutten av 2019. Sekretariatet har derfor begynt prosessen med å vurdere om organisasjonen skal tegne ny kontrakt i nåværende lokaler eller flytte. Dersom det ender med flytting vil nye lokaler ligge sentrumsnært. Basert på foreløpig undersøkelser av markedet er det tydelig at organisasjonen må forvente en økning i leiekostnader på over en million uavhengig av om organisasjonen flytter eller tegner ny kontrakt i nåværende lokaler. Det forventes at en beslutning vil tas i løpet av året.
Vedtak
Styret tar saken til orientering.
SAK 5/2018 Signering av protokoll fra ekstraordinært e-post vedtak
Sakspapir fra generalsekretæren
Styret mottok 29. januar en e-post med en søknad til prosjektfondet om midler til videreføring av enkelte prosjekter i Education Empowement Justice (EEJ) programmet. Via e-post vedtok styret å bevilge 1.6 millioner kroner fra Prosjektfondet til dette formålet.
Vedtak
Protokoll fra ekstraordinært e-post vedtak ble godkjent og signert under styremøtet 16.02.2018.
SAK 6/2018 Utkast årsrapport
Sakspapir fra demokratiutvalget
Styret gikk gjennom årsrapporten og kom med spørsmål og tilbakemeldinger til enkelte punkter.
Vedtak
Styret ber generalsekretæren inkorporere styrets forslag til endringer, og vedtar herved årsrapporten.
SAK 7/2018 Foreløpig regnskap 2017
Sakspapir fra generalsekretæren
Økonomi- og administrasjonssjef orienterte styret om foreløpig tall for 2017. Endelig årsrapport for regnskap vil presenteres på styremøtet i juni. Hovedtallene viser at organisasjonen endte totalt sett opp med et overskudd. Inntekter var noe lavere enn budsjetter, noe som skyldes hovedsakelig av at kontrakten med tidligere F2F-byrå ble sagt opp i oktober. På kostnadssiden var det et stort underforbruk i forhold til planlagte aktiviteter som var budsjettert.
Det kom frem av presentasjonen at antall medlemmer har blitt noe mer redusert i løpet av 2017 enn antatt. Dette skyldes en kombinasjon av normalt frafall og noe lavere rekruttering grunnet spesielt situasjonen med tidligere F2F-byrå.
Styret ble videre orientert om status for fri likviditet og prosjektfondet, samt finansielle investeringer som har blitt gjennomført den siste tiden.
Vedtak
Styret tar saken til orientering.
SAK 8/2018 Etiske retningslinjer
Sakspapir fra generalsekretæren
Styret har uttrykket et ønske om å gjennomgå organisasjonens etiske retningslinjer og varslingsprosedyrer. På bakgrunn av dette ønske hadde styret en innledende diskusjon om ulike aspekter rundt denne tematikken. Det ble blant annet diskutert om et utvalg skal nedsettes for å revidere nåværende etiske retningslinjer og se på organisasjonens varslingsrutiner. Styret stilte seg positive til opprettelsen av et utvalg som vil bestå av representanter fra styret og sekretariatet. Dersom nødvendig vil det innhentes ekstern faglig kompetanse.
I forbindelse med denne prosessen vil det blant annet bli aktuelt å diskutere organisasjonens alkoholpolitikk, om det skal opprettes et stående organ som tar i mot varslinger, og hvordan informasjon om organisasjonens etiske retningslinjer og varslingsprosedyrer skal videreformidles til medlemmer.
Vedtak
Styret ber generalsekretæren nedsette et utvalg bestående av representanter fra styret og sekretariatet, der mandatet er å revidere nåværende etiske retningslinjer og tydeliggjøre varslingsrutiner ved brudd på retningslinjene. Reviderte retningslinjer og varslingsrutiner vil legges frem for styret i juni. Veslemøy Aga og Tor-Hugne Olsen vil være styrets representanter i utvalget.
SAK 9/2018 Valg av ungdomsrepresentant til europeisk forum og Global Assembly
Sakspapir fra generalsekretæren
Under den nye globale styringsformen som ble vedtatt under det internasjonale rådsmøtet i 2017, vil en seksjon hvert tredje år bli tildelt en ekstra delegat til det regionale forumet og Global Assembly. Amnesty i Norge var først forespeilet å bli tildelt ungdomsdelegat i 2019, men fikk i starten av februar beskjed om at seksjonen får tildelt ungdomsdelegat til årets møter da enkelte seksjoner ikke har vært klare til å sende ungdomsdelegater allerede i år. Grunnet kort tidsfrist for påmelding til det europeiske regionale møtet ble det avgjort at rollen som ungdomsdelegat skulle lyses ut blant medlemmer. Informasjon om søknadsmuligheten ble spredt gjennom seksjonens nettsider, regionleder og sosiale medie kanaler. Tolv søknader ble sendt inn og sekretariatet fremla sitt forslag til valg av ungdomsdelegat under styremøtet.
Styret bemerket at organisasjonen burde vurdere hvordan personer skal oppnevnes til ulike verv. Styret anerkjente at årets søknadsprosess ikke var optimal, men godtok at prosessen ble gjennomført slik i år grunnet en tidsfrist som ikke tillot en mer omfattende prosess. Styret uttrykte at det er viktig for dem at Amnesty i Norge er en fleksibel seksjon som stiller opp for den internasjonale bevegelsen når vi blir bedt om det, noe denne saken bevitner.
I samråd med ungdomsdelegaten vil styret og sekretariatet se på hvordan ungdomsdelegaten kan rapportere tilbake lærdom opparbeidet gjennom vervet. Videre vil det bli vurdert hvordan seksjonen skal velge ungdomsdelegat når vi blir tildelt det igjen om tre år.
Vedtak
Styret valgt Selma Ahmetagic som ungdomsdelegat til det europeiske regionale forumet og Global Assembly.
SAK 10/2018 Landsmøte 2018 – tema og gjester
Sakspapir fra generalsekretæren
Styre- og administrasjonssekretær presenterte forslag til tema for landsmøtet 2018. I desember 2018 er det 70 år siden FNs Verdenserklæring om menneskerettighetene ble vedtatt, noe som prosjektgruppen for landsmøtet foreslår å fokusere på som en rød tråd gjennom arrangementet. Gjennom et tre-delt program foreslås det å 1) se tilbake på hva Verdenserklæringen og Amnesty har oppnådd frem til i dag, 2) se på situasjonen for menneskerettighetene i dag og utfordre krisemaksimeringen, og 3) se fremover i tid og diskutere veien videre for menneskerettighetene.
Styret stilte seg positive til forslaget, men ønsker at det blir lagt mer vekt på de to sistnevnte punktene enn førstnevnte. Videre foreslår styret å fokusere på nærområdene når menneskerettighetsproblematikk diskuteres.
Vedtak
Styret vedtar at jubileum for menneskerettighetene i anledning at Verdenserklæringen fyller 70 år blir tema for landsmøte 2018.
SAK 11/2018 Styrets orientering
Styreleder orienterte styret om at han deltok på åpningen av Arkivet freds- og menneskerettssenter i Kristiansand, i tillegg til å lede en samtale mellom tre flyktninger i anledning åpningen av Flyktninger forteller-kampanjen.
Regionmøter har foreløpig blitt gjennomført i Stavanger, Trondheim og Bergen. Styremedlemmene som deltok på disse møtene rapportert tilbake til styret om hvordan møtene hadde gått, og ga spesielt tilbakemelding på hvordan presentasjonen av innstillingen om medlemsdemokratiet hadde blitt tatt i mot av medlemmene.
Styret har mottatt invitasjon til landsmøtene til Amnesty i Danmark og Tyrkia. Styret bestemte at Tonje Hellevig vil delta på det danske styremøtet og at Nancy Herz vil delta på styremøtet i Tyrkia.
SAK 12/2018 Eventuelt
Det fremkom ingen saker under eventuelt.
Styrets alenetid
Godkjent og signert på styremøte 14. april 2018.
Forfall: Thea Schjødt og Kjell Johnsen.
Tilstede fra sekretariatet: Bjarte Økland og Maren Grytting.
Møteleder: Kjetil Haanes
Protokollfører: Maren Grytting
SAK 1/2018 Dagsorden
Sakspapir fra generalsekretæren
Grunnet forfall trer 1. vara, Nancy Herz, inn som ordinært styremedlem. Generalsekretæren var forhindret fra å delta på styremøtet grunnet utenlandsreise, økonomi- og administrasjonssjef fungerer som stedfortreder.
Vedtak
Styret vedtok dagsorden.
SAK 2/2018 Protokollsaker
Sakspapir fra generalsekretæren
Vedtak
Protokoll fra styremøtet 15.12.2017 ble godkjent og signert.
SAK 3/2018 Kommende styresaker
Sakspapir fra generalsekretæren
Styreleder informerte om at det europeiske regionale møtet har blitt lagt til helgen 13.-15. april. Som en konsekvens av dette må styreleder og generalsekretær melde forfall til styremøtet som skal avholdes samme helg.
Vedtak
Styret tar saken til orientering.
SAK 4/2018 Generalsekretærens orientering
Muntlig orientering v/generalsekretæren
Økonomi- og administrasjonssjef orienterte styret om at den siste uken har det kommet en rekke gode nyheter angående løslatelser og dommer som har blitt omgjort. En av disse gode nyhetene var at Teodora Vasquez fra El Salvador som Amnesty i Norge jobbet aktivt for i slutten av 2017 har nå blitt løslatt.
Videre orienterte han om at organisasjonen har kommet godt i gang med tre av årets kampanjer: den globale kampanjen for menneskerettighetsforkjempere, kampanjen som omhandler Saudi-Arabia og Oljefondets investeringer i største saudi-arabiske selskaper (herunder teleselskapet STC), og kampanjen for endring av voldtekts bestemmelsen i norsk straffelov. I forbindelse med de to sistnevnte kampanjene har det blitt gjennomført lobbymøter med representanter for de fleste partiene på Stortinget.
På starten av året satte nytt F2F-byrå i gang med verving på gatene. Foreløpig indikasjoner tyder på at de oppnår gode resultater, men dette vil bekreftes først i slutten av februar når realiseringsgraden av vervingene er klare.
Styret ble orientert om at prosjektet som skal omlegge organisasjonens hjemmesider har kommet godt i gang, men at lanseringen av nye hjemmesider vil bli noe utsatt i tid. Lansering er tentativt lagt til oktober. Videre ble styret orientert om status for prosessen med å vurdere nye lokaler for organisasjonen. Som styret tidligere har blitt informert om utgår kontrakten i nåværende lokaler i slutten av 2019. Sekretariatet har derfor begynt prosessen med å vurdere om organisasjonen skal tegne ny kontrakt i nåværende lokaler eller flytte. Dersom det ender med flytting vil nye lokaler ligge sentrumsnært. Basert på foreløpig undersøkelser av markedet er det tydelig at organisasjonen må forvente en økning i leiekostnader på over en million uavhengig av om organisasjonen flytter eller tegner ny kontrakt i nåværende lokaler. Det forventes at en beslutning vil tas i løpet av året.
Vedtak
Styret tar saken til orientering.
SAK 5/2018 Signering av protokoll fra ekstraordinært e-post vedtak
Sakspapir fra generalsekretæren
Styret mottok 29. januar en e-post med en søknad til prosjektfondet om midler til videreføring av enkelte prosjekter i Education Empowement Justice (EEJ) programmet. Via e-post vedtok styret å bevilge 1.6 millioner kroner fra Prosjektfondet til dette formålet.
Vedtak
Protokoll fra ekstraordinært e-post vedtak ble godkjent og signert under styremøtet 16.02.2018.
SAK 6/2018 Utkast årsrapport
Sakspapir fra demokratiutvalget
Styret gikk gjennom årsrapporten og kom med spørsmål og tilbakemeldinger til enkelte punkter.
Vedtak
Styret ber generalsekretæren inkorporere styrets forslag til endringer, og vedtar herved årsrapporten.
SAK 7/2018 Foreløpig regnskap 2017
Sakspapir fra generalsekretæren
Økonomi- og administrasjonssjef orienterte styret om foreløpig tall for 2017. Endelig årsrapport for regnskap vil presenteres på styremøtet i juni. Hovedtallene viser at organisasjonen endte totalt sett opp med et overskudd. Inntekter var noe lavere enn budsjetter, noe som skyldes hovedsakelig av at kontrakten med tidligere F2F-byrå ble sagt opp i oktober. På kostnadssiden var det et stort underforbruk i forhold til planlagte aktiviteter som var budsjettert.
Det kom frem av presentasjonen at antall medlemmer har blitt noe mer redusert i løpet av 2017 enn antatt. Dette skyldes en kombinasjon av normalt frafall og noe lavere rekruttering grunnet spesielt situasjonen med tidligere F2F-byrå.
Styret ble videre orientert om status for fri likviditet og prosjektfondet, samt finansielle investeringer som har blitt gjennomført den siste tiden.
Vedtak
Styret tar saken til orientering.
SAK 8/2018 Etiske retningslinjer
Sakspapir fra generalsekretæren
Styret har uttrykket et ønske om å gjennomgå organisasjonens etiske retningslinjer og varslingsprosedyrer. På bakgrunn av dette ønske hadde styret en innledende diskusjon om ulike aspekter rundt denne tematikken. Det ble blant annet diskutert om et utvalg skal nedsettes for å revidere nåværende etiske retningslinjer og se på organisasjonens varslingsrutiner. Styret stilte seg positive til opprettelsen av et utvalg som vil bestå av representanter fra styret og sekretariatet. Dersom nødvendig vil det innhentes ekstern faglig kompetanse.
I forbindelse med denne prosessen vil det blant annet bli aktuelt å diskutere organisasjonens alkoholpolitikk, om det skal opprettes et stående organ som tar i mot varslinger, og hvordan informasjon om organisasjonens etiske retningslinjer og varslingsprosedyrer skal videreformidles til medlemmer.
Vedtak
Styret ber generalsekretæren nedsette et utvalg bestående av representanter fra styret og sekretariatet, der mandatet er å revidere nåværende etiske retningslinjer og tydeliggjøre varslingsrutiner ved brudd på retningslinjene. Reviderte retningslinjer og varslingsrutiner vil legges frem for styret i juni. Veslemøy Aga og Tor-Hugne Olsen vil være styrets representanter i utvalget.
SAK 9/2018 Valg av ungdomsrepresentant til europeisk forum og Global Assembly
Sakspapir fra generalsekretæren
Under den nye globale styringsformen som ble vedtatt under det internasjonale rådsmøtet i 2017, vil en seksjon hvert tredje år bli tildelt en ekstra delegat til det regionale forumet og Global Assembly. Amnesty i Norge var først forespeilet å bli tildelt ungdomsdelegat i 2019, men fikk i starten av februar beskjed om at seksjonen får tildelt ungdomsdelegat til årets møter da enkelte seksjoner ikke har vært klare til å sende ungdomsdelegater allerede i år. Grunnet kort tidsfrist for påmelding til det europeiske regionale møtet ble det avgjort at rollen som ungdomsdelegat skulle lyses ut blant medlemmer. Informasjon om søknadsmuligheten ble spredt gjennom seksjonens nettsider, regionleder og sosiale medie kanaler. Tolv søknader ble sendt inn og sekretariatet fremla sitt forslag til valg av ungdomsdelegat under styremøtet.
Styret bemerket at organisasjonen burde vurdere hvordan personer skal oppnevnes til ulike verv. Styret anerkjente at årets søknadsprosess ikke var optimal, men godtok at prosessen ble gjennomført slik i år grunnet en tidsfrist som ikke tillot en mer omfattende prosess. Styret uttrykte at det er viktig for dem at Amnesty i Norge er en fleksibel seksjon som stiller opp for den internasjonale bevegelsen når vi blir bedt om det, noe denne saken bevitner.
I samråd med ungdomsdelegaten vil styret og sekretariatet se på hvordan ungdomsdelegaten kan rapportere tilbake lærdom opparbeidet gjennom vervet. Videre vil det bli vurdert hvordan seksjonen skal velge ungdomsdelegat når vi blir tildelt det igjen om tre år.
Vedtak
Styret valgt Selma Ahmetagic som ungdomsdelegat til det europeiske regionale forumet og Global Assembly.
SAK 10/2018 Landsmøte 2018 – tema og gjester
Sakspapir fra generalsekretæren
Styre- og administrasjonssekretær presenterte forslag til tema for landsmøtet 2018. I desember 2018 er det 70 år siden FNs Verdenserklæring om menneskerettighetene ble vedtatt, noe som prosjektgruppen for landsmøtet foreslår å fokusere på som en rød tråd gjennom arrangementet. Gjennom et tre-delt program foreslås det å 1) se tilbake på hva Verdenserklæringen og Amnesty har oppnådd frem til i dag, 2) se på situasjonen for menneskerettighetene i dag og utfordre krisemaksimeringen, og 3) se fremover i tid og diskutere veien videre for menneskerettighetene.
Styret stilte seg positive til forslaget, men ønsker at det blir lagt mer vekt på de to sistnevnte punktene enn førstnevnte. Videre foreslår styret å fokusere på nærområdene når menneskerettighetsproblematikk diskuteres.
Vedtak
Styret vedtar at jubileum for menneskerettighetene i anledning at Verdenserklæringen fyller 70 år blir tema for landsmøte 2018.
SAK 11/2018 Styrets orientering
Styreleder orienterte styret om at han deltok på åpningen av Arkivet freds- og menneskerettssenter i Kristiansand, i tillegg til å lede en samtale mellom tre flyktninger i anledning åpningen av Flyktninger forteller-kampanjen.
Regionmøter har foreløpig blitt gjennomført i Stavanger, Trondheim og Bergen. Styremedlemmene som deltok på disse møtene rapportert tilbake til styret om hvordan møtene hadde gått, og ga spesielt tilbakemelding på hvordan presentasjonen av innstillingen om medlemsdemokratiet hadde blitt tatt i mot av medlemmene.
Styret har mottatt invitasjon til landsmøtene til Amnesty i Danmark og Tyrkia. Styret bestemte at Tonje Hellevig vil delta på det danske styremøtet og at Nancy Herz vil delta på styremøtet i Tyrkia.
SAK 12/2018 Eventuelt
Det fremkom ingen saker under eventuelt.
Styrets alenetid
Godkjent og signert på styremøte 14. april 2018.