Protokoll fra styremøte 4. november 2016

 
Utkast til protokoll fra styremøte 4 november 2016
Til stede: Kjetil Haanes, Veslemøy Aga, Inga T. Laupstad, Ove Tjelta, Tor-Hugne Olsen, Astrid Aksnessæther, Gro Herefoss Davidsen, Tonje Hellevig, Ole Gunnar Solheim, Nancy Herz, Thomas Øvestad og Ingrid Juell Moe
 
Til stedet fra sekretariatet: John Peder Egenæs og Helle Biørnstad
 
Møteleder: Kjetil Haanes
Protokollfører: Helle Biørnstad
 
SAK 56/2016 Dagsorden
Styreleder varslet en sak ang. Styringsgruppen for TVA-midlene under eventuelt
Vedtak
Dagsorden godkjent
 
Sak 57/2017 Protokollsaker
 
Vedtak
Protokoll fra styremøtet 17 september godkjent og signert
 
 
SAK 58/2016 Kommende styresaker
 
Følgende saker ble lagt til under udefinert tidspunkt:
Tilbakemelding ny F2F-struktur etter seks måneders drift, status program for store givere og presentasjon av det internasjonale menneskrettighetsundervisningsprogrammet.
 
Vedtak
Tas til orientering
 
 
SAK 59/2016 Generalsekretærens orientering
 
Generalsekretær John Peder Egenæs orienterte. Knut Thorshaug, ansatt i Amnesty siden 1985, gikk bort torsdag 20 oktober. Amnesty hadde en nekrolog på trykk i Aftenposten og tale holdes i begravelsen.
 
Våre kollegaer ved Amnestykontoret i Moskva kom til stengte dører da myndighetene oppga at husleien ikke var betalt. Dette er ikke korrekt og avgjørelsen er utfordret. Dette har blitt en stor sak i verdenspressen. Myndighetene har nå gått ut og sagt at dette er en administrativ feil, Amnestys taktikk er å ikke politisere dette videre.
Magasinet Bistandsaktuelt er i gang med en sak angående organisasjoners kjøp av vervetjenesten fra eksterne byråer. Amnesty har besvart spørsmålene og saken ventes på trykk snart.
 
Det har kommet spørsmål fra ett medlem om hvorfor Amnesty står oppført på kundelisten til ILPI. Vi kjøpte en juridisk rapport fra ILIP ifm Trafigura-saken, og oppføringen er derfor korrekt. 
 
Vedtak
Tas til orientering
 
 
SAK 60/2016 Kvartalsrapport og økonomi
 
Generalsekretæren orienterer om aktivitetsrapporten for tredje kvartal. På noen områder er det ikke måloppnåelse pga endret strategisk fokus. Dette gjelder spesielt på bruttotall for antall vervede medlemmer og youtube. For førstnevnte er vi over budsjett pga økte gjennomsnittlige bidrag, men talemålet er ikke nådd. For sistnevnte har fokus skiftet fra videoer på youtube til å heller bruke facebook som kanal. Generalsekretæren skal presentere nytt forslag til kvartalsrapportering for neste styreperiode.
 
Generalsekretæren orienterte om økonomirapporten for tredje kvartal. Kontingentutregningen til den internasjonale bevegelsen har vært usikker gjennom året, men det kan nå tyde på at vi ender opp med å betale mindre enn opprinnelig budsjettert. Dette hovedsakelig på grunn av avtalen om fratrekk for midler brukt i det internasjonale MRU-programmet.
 
Styret stilte spørsmål rundt postene der det er underforbruk og ba generalsekretæren vurdere om dette er et mønster som går igjen fra tidligere år.
 
Vedtak
Styret ba generalsekretæren presentere en analyse for årsak til underforbruket til neste styremøtet ifm med behandling av budsjett 2017. Fremlagte kvartalsrapport tas til orientering. 
 
 
SAK 61/2016 Utkast handlingsplan og budsjett 2017
 
Generalsekretæren orienterte. På overordnet handlingsplan er det indikert aktiviteter i tråd med den foreslåtte strategien for 2017-19. Det er en foreløpig foreslått økning på ca 3 årsverk fra 2016 til 2017. Dette er hovedsakelig pga nyansatte i 2016 som nå går opp i hele årsverk, i tillegg til noe økning av stillingsprosenter.
 
Styret ba om en presentasjon av tilgjengelig data på medlemsmassen for det nye styret.
Styret ønsker tydeligere fordeling av årsverk i den nye budsjettet. 
 
 
Vedtak
Styret ber generalsekretæren inkorporere styrets endringsforslag til endelig fremlegg av handlingsplan og budsjett på styremøtet i desember
 
SAK 62/2016 Landsmøtet 2016
 
Styrets oppgaver – gjester 
Styret fordelte ansvar for internasjonale gjester under avholdelsen av landsmøtet i Trondheim.

Vedtak
Tas til orientering
 
B) landsmøteuttalelser
 
Generalsekretæren presenterte tre forslag til landsmøteuttalelser, i tillegg til et innsendt forslag fra et medlem som uansett legges frem. Styret besluttet at uttalesene behandles i arbeidsgruppe menneskerettigheter.
 
Vedtak
Styret legger frem to forslag til landsmøteuttalelser for landsmøtet: overvåkning i Norge og voldtekt i Norge.
 
C) evt hastesaker
 
Det var ingen hastesaker til landsmøtet 2016.
 
 
SAK 63/2016 Status organisasjonsgjennomgang
 
Generalsekretæren orienterte styret om den pågående organisasjonsgjennomgangen ved sekretariatet.  Det er i gang satt en prosess på sekretariatet hvor vi ser på vår egen virksomhet og om vi er optimalt organisert for å svare på satsningene i den nye strategien for 2017-19 og Amnesty2025. Første runde var et fellesmøte hvor alle ansatte kunne spille inn ideer i grupper, i tillegg var det tilrettelagt fo rindividuelle tilbakemeldinger i etterkant av allmøtet. Ledergruppen har så presentert et forslag til organisasjonskart som nå er til diskusjon blant de ansatte. Styret vil få presentert endelig forslag i desember.
 
Vedtak
Tas til orientering
 
SAK 64/2016 Styrets orientering
 
Styreleder orienterte om kommende internasjonale møter. Det er nå besluttet at Icm avholdes 11-15 august, sted er ikke annonsert. Det skal være et møte for europeiske styreledere i Berlin i februar.
Vedtak
Tas til orientering
 
SAK 65/2016 Eventuelt
 
Styreleder orienterte om status for styringsgruppen for TV-aksjonsmidlene. Styringsgruppen består i skrivende stund av Kjetil Haanes, Ove Tjelta, John Peder Egenæs og Helle Biørnstad. Ove Tjelta er ikke på valg under landsmøtet og vil derfor gå ut av styret i Amnesty i Norge. Ove har sittet i styringsgruppen fra opprettelsen i 2012 og han har sagt seg villig til å sitte til midlene fra TV-aksjonen er ferdig fordelt.
 
Vedtak
Styret vedtar at Ove Tjelta sitter i styringsgruppen ut 2017
 
 
Godkjent og signert på styremøtet 16 desember 2016