nytt fra styret: Protokoll fra styremøte 17. september 2016

 
Tidsrom: 08.30 – 12.30
Sted: Stiftelsen Arkivet, Kristiansand
          
Til stede: Kjetil Haanes, Ove Tjelta, Inga T. Laupstad, Gro Davidsen, Astrid Aksnessæther, Ole-Gunnar Solheim, Tonje Hellevig, Thomas Øvestad og Ingrid Juell Moe.
Til stede fra sekretariatet: John Peder Egenæs og Helle Biørnstad
Forfall: Veslemøy Aga, Tor-Hugne Olsen og Nancy Herz
 
Møteleder: Kjetil Haanes
Protokollfører: Helle Biørnstad
 
 
SAK 46/2016              Godkjenning av dagsorden                                               
                                    Sakspapir fra generalsekretæren
        
Vedtak
Dagsorden godkjent med følgende tillegg: 51h/2016 - Policy for ansattes deltagelse på landsmøte.
 
 
 
SAK 47/2016              Protokollsaker                                                     
 
Vedtak
Protokoll fra styremøtet 17.06.16 godkjent og signert
 
 
 
SAK 48/2016              Kommende styresaker                                                                  
                                    Sakspapir fra generalsekretæren
 
Styret ba om en ny vurdering av AI Norge og DNB basert på den avsluttede interne granskningen i DNB. Saken blir satt opp på dagsorden til styremøtet i desember.
 
 
Vedtak
Tas til orientering
 
 
SAK 49/2016              Generalsekretærens orientering                                                                                              
Muntlig orientering ved generalsekretæren
 
Generalsekretær John Peder Egenæs orienterte.
 
Blant annet på bakgrunn av prosessen rundt utviklingen av policyen for avkriminalisering av sexarbeid, har det kommet et nytt forslag til praksis rundt utviklingen av kontroversielle policyer. Alle generalsekretærene og en spesielt utpekt person pr. seksjon får tilgang til oversikt over policyer under utvikling slik at potensielle kontroversielle policyer blir oppdaget av bevegelsen.
 
I tråd med styrets vedtak har de første politiske møtene ifm rapporten om sexarbeideres levekår i Norge blitt avholdt. Det har vært avholdt møter med justisdepartementet, Oslopolitiet og Likestillings- og diskrimineringsombudet. Det er planlagt møter med justiskomiteen på Stortinget, riksadvokaten og politidirektoratet.
 
Generalsekretæren orienterte om den planlagte organisasjonsgjennomgangen på sekretariatet. I lys av ny internasjonal og nasjonal strategi må AI Norge være organisert på optimalt vis for måloppnåelse. Styret vil holdes informert gjennom hele prosessen og alle potensielt strategiske avgjørelser blir presentert som forslag.
 
Generalsekretæren orienterte om avgjørelsen 29. august om å utfase og legge ned F2F-prosjektet ved sekretariatet. Styret har tidligere blitt informert om den pågående prosessen ved de to foregående styremøtene. Mange alternativer har blitt vurdert, men det var ingen økonomiske- eller strategiske beslutninger som taler for noe annet enn å kjøpe denne tjenesten fra et eksternt byrå. Det jobbes nå med ferdigstilling av kontrakt for dette. De tillitsvalgte har vært involvert i denne prosessen og avgjørelsen har, etter forholdene, blitt godt mottatt. Prosjektet skal etter planen utfases innen 20 desember. Styret vil få en orientering om utviklingen etter at den nye ordningen har virket en periode.
 
Styringsgruppen for bevilgning av TV-aksjonsmidlene hadde møte i slutten av august. Det viste seg at det internasjonale sekretariatet ikke hadde brukt alle tidligere bevilgede midler som var avsatt og bevilgningen for 2016 blir derfor dekket opp av tidligere underforbruk. Styreingsgruppen gjennomførte i samme møte en ektra bevilgning for 2016. 

Vedtak
Tas til orientering
 
SAK 50/2016              Kvartalsrapport og regnskap                                                         
                                    Sakspapir fra generalsekretæren
 
Generalsekretæren orienterte om aktivitet- og regnskapsrapporter fra andre kvartal. På inntektssiden ligger vi under mål på antall vervede medlemmer og SMS-aktivister, men over på gjennomsnittlig bidrag så inntekt er over budsjett. Det er noe underforbruk på aktiviteter, hovedsakelig er det snakk om periodisering. Det er nå bekreftet at kostnadene forbundet med det internasjonale menneskerettighetsundervisningsprogrammet kan trekkes fra kontingenten. På grunn av omleggingen til nytt kontingentsystem er det fortsatt noe usikkerhet rundt hva den endelige summen blir.
 
Vedtak
Tas til orientering.
 
 
 
SAK 51/2016              Landsmøtet 2016
 
a.   Utkast styrets beretning
 
Styret diskuterte utkastet til styrets beretning 2014-16 som skal legges frem på landsmøtet 2016.
Styret vil bl.a. ha mer innhold om styrets aktiviteter og aktivitet i regionene.
 
Vedtak
Styret ba generalsekretæren inkorporere styrets tilbakemeldinger i styrets beretning 2014-16. Styreleder skriver innledning og godkjenner endelig versjon på vegne av styret før utsendelse.
 
 
 
 
b.    Utkast til sakspapir arbeidsgruppe økonomi
 
Styret diskuterte utkast til sakspapir for arbeidsgruppe økonomi. Styret ba generalsekretæren inkludere bl.a en forklarende ordliste, et sammendrag og tydeligere forklaring på budsjettramme og prognose.
 
Vedtak
Styret ba generalsekretæren inkorporere styrets tilbakemeldinger i saksppirene til arbeidsgruppe økonomi. Dokumentet skal kvalitetssikres av styremedlem Astrid Aksnessæther før utsendelse.
 
 
 
 
c.    Vedtaksforslag til landsmøtet
 
Styret diskuterte sakspapirene til arbeidsgruppene organisasjon og menneskerettigheter.
Styreleder foreslo språklige endringer i vedtektene paragraf 5, 10 og 14.
 
Styret diskuterte forslaget fra medlem Trygve G. Nordby og ble enige om å presentere et alternativt forslag under ORG 5/16.
 
 
Vedtak
Styret ber generalsekretæren utarbeide forslag til ORG 5/16. Forslaget skal godkjennes av styreleder før utsendelse og inneholde følgende: Landsmøtet ber styret om å nedsette et utvalg som skal utrede Amnesty i Norges medlemsdemokrati, representasjonsordning og landsmøte. Utvalget skal legge frem en innstilling for styret innen utgangen av 2017, med sikte på endelig behandling på neste landsmøte. 
 
 
Styret diskuterte forslag til landsmøtevedtak fra Pascual Strømsnæs og Jan Morten Mathisen rundt FIFA og menneskerettigheter.
 
Vedtak
Styret ber generalsekretæren følge opp forslaget med forslagsstillerne og sørge for at det er i tråd med Amnestys internasjonale policyer.
 
 
 
d.    Ordstyrere og referenter
 
Generalsekretæren orienterte styret om de foreslåtte ordstyrerne til landsmøtet 2016.
 
Vedtak
Styret godkjenner de fremlagt forslagene til ordstyrere
 
 
e.    Program
 
Rådgiver Helle Biørnstad orienterte om utkast til program for landsmøtet 2016.
 
Vedtak
Styret ba generalsekretæren inkorporere styrets tilbakemeldinger til programmet. Styret besluttet at styremøtet fredag 4. november avholdes kl 12 på Scandic Hotell Nidelven.
 
f.     Styrets oppgaver under landsmøtet
 
Styret fordelte styrets oppgaver og ansvarsområder på landsmøtet 2016:
 
Presentasjon av landsmøtet på 123 - Gro Davidsen og Inga Laupstad
Arbeidsgruppe økonomi - Astrid Aksnessæther (Ove Tjelta om Astrid ikke kan stille)
Arbeidsgruppe organisasjon - Tor-Hugne Olsen og Tonje Hellevig
Arbeidsgruppe menneskerettigheter - Veslemøy Aga og Ole-Gunnar Solheim
 
Redaksjonskomiteen - Kjetil Haanes
 
Styret ba generalsekretæren presentere forslag til strategi i plenum.
 
g.    Amnestyprisen 2016
 
Styreleder orienterte om nominasjonskomiteens innstilling til prisvinner. Styrets representanter i nominasjonskomiteen, Ole-Gunnar Solheim og Tonje Hellevig, orienterte om nominasjonskomiteens arbeid.
 
Vedtak
Styret vedtar å gi Amnestyprisen i tråd med nominasjonskomiteens innstilling. Prisvinneren annonseres under landsmøtet 2016.
 
h. policy for ansattes deltagelse på landsmøter i AI Norge
 
Generalsekretærens orienterte. Organisasjonen har ingen policy for deltagelsen av ansatte som ikke er medlemmer eller har definerte arbeidsoppgaver under AI Norges landsmøter. Dette skaper usikkerhet og varierende praksis mellom hver gang. Styret diskuterte alternativene for deltagelse.
 
Vedtak
Styret ba generalsekretæren utarbeide en policy som innebærer at kun ansatte med spesifikke oppgaver deltar på landsmøtet på vegne av Amnesty. Øvrige ansatte som er medlemmer kan delta og motta den samme reisestøtten som øvrige medlemmer.
 
 
 
SAK 52/2016              AI Norges strategi for bruk av reserver                 
                                    Sakspapir fra generalsekretæren/finansutvalget
 
Generalsekretæren orienterte. Denne saken presenteres på bakgrunn av et vedtak fra landsmøtet 2014.
 
 
Vedtak
Styret vedtar at fra og med 2017 skal prosjektfondet disponeres i henhold til alternativ c) i sakspapiret til SAK 52/2016. Styret ber generalsekretæren utarbeide tydeligere retningslinjer for denne typen disponering.
 
c) I likhet med hvordan en del stiftelser kan Amnesty i Norge velge å beslutte at en viss prosent av prosjektfondet skal brukes hvert år, til å finansiere nasjonale eller internasjonale prosjekter i eller utenfor Amnestybevegelsen. Dersom man ved årsslutt ikke har nådd denne prosenten gjennom prosjektfinansiering, kan man overføre summen som skal til for å nå denne til den internasjonale bevegelsen som en ‘voluntary contribution’ til den internasjonale bevegelsen.
 
 
 
 
 
SAK 53/2016              Orientering fra Chairs Assembly / Directors Forum inkl. Governance reform                                                                       
                                    Muntlig orientering fra styreleder/generalsekretær
 
Styreleder Kjetil Haanes orienterte fra møtet Chairs Assembly/Directors Forum som ble avholdt i Barcelona i juli. Det store temaet er den pågående governance reform med spesielt fokus på alternativene for stemmerettigheter. Styret diskuterte de ulike modellene basert på de oppdaterte alternativene. Diskusjonen står fortsatt mellom et alternativt vektet stemmesystem lignende dagens system og den såkalte "one section, one vote". Styret er fortsatt delt på dette punktet.
 
Vedtak
Tas til orientering
 
 
SAK 54/2016              Styrets orientering                                                                        
 
Ingen saker under styrets orientering
 
 
 
SAK 55/2016              Eventuelt
 
Ingen saker under eventuelt
 
 

Godkjent og signert under styremøtet 4. november 2016
 
 
Kjetil Haanes                                                 Ove Tjelta                              Inga T. Laupstad
 
 
 
 
 
 
Gro Davidsen                                     Astrid Aksnessæther                         Ole-Gunnar Solheim
 
 
 
 
 
 
 
Tonje Hellevig                                    Thomas Øvestad                               Ingrid Juell Moe.