Nytt fra styret: Protokoll fra styremøte 16. desember 2016

Protokoll fra styremøte i Amnesty International i Norge 16 desember 2016
Publisert: 16. Jan 2017, kl. 08:37 | Sist oppdatert: 3. jul 2017, kl. 14:52
 
Utkast til protokoll fra styremøtet i Amnesty i Norge 16 desember 2016 
Til stede: Kjetil Haanes, Thea Schjødt, Kjell Johnsen, Wasim Zahid, Tonje Hellevig, Gro Davidsen, Nancy Herz, Thomas Øvestad, Inga Laupstad og Viktor Johannes Matre. 
Forfall: Veslemøy Aga og Tor-Hugne Olsen
Til stede fra sekretariatet: John Peder Egenæs, Helle Biørnstad, Ingvild Lyberg (under SAK 70/2016), Merete Weider (under SAK 70/2016 og 71/2016), Nina Langslet (under SAK 70/2016 og 71/2016), Kristin Rødland Buick (under SAK 70/2016 og 71/2016) og Jørgen Lindbäck-Larsen (under SAK 70/2016 og 71/2016). 
SAK 66/2016        Dagsorden                                
Sakspapir fra generalsekretæren

Vedtak 
Dagsorden vedtatt 


Sak 67/2016         Protokollsaker                                
Sakspapir fra generalsekretæren

Vedtak
Protokoll fra styremøte 4. november 2016 godkjent og signert 


SAK 68/2016         Kommende styresaker og møtedatoer 2017                
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren orienterte om de foreslåtte møtedatoene for 2017 og tilhørende saker. Styret ba om at orienteringen fra MR-fondet skal plasseres på mars-møtet og orientering om programmet for store givere og menneskeretttighetsundervisning under april-møtet. 

Vedtak
Styret vedtok følgende møtedatoer for 2017: 
Fredag 3 mars 
Fredag 28 april
Fredag 23 juni
Fredag 15 september
Fredag 3 november 
Fredag 15 desember


SAK 69/2016         Generalsekretærens orientering                     
Muntlig orientering ved generalsekretæren 

Generalsekretæren orienterte om sekretariatets hovedaktiviteter siden styremøtet i november. Det har vært mye intern jobbing både med utvikling av handlingsplan og budsjett, samt ferdigstillingen av organisasjonsgjennomgangen. 

Generalsekretæren orienterte styret om en del av sakene Amnesty har jobbet for ila 2016 som har hatt positive utviklinger, bl.a. Yecenia Armenta i Mexico, kartleggingen av mindreårige dødsdømte i Iran, Albert Woodfox i USA og ny lov for økt beskyttelse av mennesker med albinisme i Malawi. 

I perioden har det blitt avholdt to møter i styringsgruppen for bevilgning av midlene fra TV-aksjonen. 


Vedtak
Tas til orientering 


SAK 70/2016         Status organisasjonsgjennomgang                    
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren orienterte. Etter utarbeidelse av ny strategi for 2017-19 besluttet ledergruppen at sekretariatet skulle gjennomføre en organisasjonsgjennomgang for å finne ut om vi er optimalt organisert for å nå organisasjonens nye strategiske mål. Det har vært en lang prosess med mye involvering, og ledergruppen er nå godt fornøyd med resultatet og de ansatte har uttrykt sin støtte til den nye organisasjonsmodellen. Styret stilte spørsmål rundt opprettelsen av stillinger i Oslo og ute i regionene, og uttrykte at modellen var godt koblet til de nye strategiske målene. 

Vedtak 
Styret godkjenner det foreslåtte organisasjonskartet

SAK 71/2016         Handlingsplan og budsjett 2017                    
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren orienterte om de fremlagte planene og budsjett for 2017. Det er utviklet et nytt rapporteringsverktøy for handlingsplanen som styret vil få presentert kvartalsvis gjennom året. 
Den nye handlingsplanen er organisert etter de strategiske målene vedtatt på landsmøtet.

Merete Weider orientere om fremlagt budsjett for 2017 og de endringene som er gjort siden presentasjon av rammebudsjettet under forrige styremøte. 

Styret ble informert om følgende status for organiasjonens status fond: 



Status formålskapital 31.12.2015:
Merk at Prosjektfondet ikke har blitt tilført milder for regnskapsåret 2016, da årsregnskapet ikke er klart.
Sikringsfond                                                                                                                    kr 24 339 438
Prosjektfond                                                                                                                    kr 17 223 214
Vedlikeholdsfond                                                                                                             kr      356 342
•    Allerede «disponerte» midler:
Lån AI FIF (overført 2015)                                                                                     kr   5 000 000 
Budsjettunderskudd 2017                                                                                      kr      663 520
Demokratiutvalg*                                                                                                         kr      550 000           
Researcher Hellas/Tyrkia                                                                                        kr         800 000 
Sum disponerte prosjektmidler                                                                        kr       7 013 520 

•    Disponible midler prosjektfond                                                                                  kr 10 209 694

*se SAK 76/2016


Vedtak
Styret vedtar handlingsplan og budsjett for 2017. Det vedtatte budsjettet på 103 663 520 inkluderer et budsjettert underskudd på 663 520. Disse midlene skal hentes fra organisasjonens reserver hvis nødvendig. 


SAK 72/2016         Risikoregister                                
Sakspapir fra generalsekretæren                

Generalsekretæren orienterte om den fremlagte risikoanalysen. Alle seksjoner er pålagt av det internasjonale sekretariatet å kartlegge potensielle risikoer og indikere potensielle økonomiske konsekvenser hvis de skulle slå inn. Styret ble invitert til å både kommentere det fremlagte forslagene og legge til andre potensielle risikoer. Styret ba generalsekretæren justere noen av rankingene i dokumentet i tråd med styrets diskusjon. 

Vedtak
Tas til orientering 


SAK 73/2016         Retningslinjer for disponering av prosjektfond            
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren orienterte om de foreslåtte endringene i retningslinjer for prosjektfond. Under landsmøtet i Bergen 2014 ble det stilt spørsmål ved organisajonens bruk av reserver og det er derfor utarbeidet et forslag til endring av retningslinjene. Det nye forslaget innebærer at generalsekretæren i større grad enn i dag skal aktivt lete opp potensielle prosjekter som organisasjonen kan støtte og søke godkjenning fra styret.  


Vedtak
Styret vedtar å erstatte det eksisterende punkt 5 i «Retningslinjer for AI Norges reservefond» med følgende: 

Punkt 5 
Minimum 15% av Amnesty i Norges prosjektfond skal årlig bevilges til spesielle avgrensede prosjekter som ikke dekkes av Amnesty i Norges driftsbudsjett. Den nevnte prosenten regnes ut fra ubundne midler som står i bokført i 'Prosjektfondet' ved årsslutt. * 

Prosjektene må fremme Amnesty Internationals formål. Prosjektene kan være i regi av Amnesty International, Amnesty i Norge eller eksterne aktører som arbeider for samme formål som Amnesty.  

Generalsekretæren fremmer søknader om støtte til prosjekter til Amnesty i Norges styre som avgjør om støtten skal bevilges. 

Dersom det ved årsslutt ikke har blitt bevilget støtte til prosjekter i den vedtatte størrelsesorden kan Amnesty i Norges styre vurdere om det resterende prosenten skal gis til det internasjonale sekretariatet i form av en Additional Voluntary Contribution (AVC). 

*Ubundne midler vil si saldoen i 'Prosjektfondet' minus midler som allerede er bevilget av styret 




SAK 74/2016        Amnestys kundeforhold til DnB                    
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren orienterte. Etter avsløringene i de såkalte «panama papers» sendte Amnesty en henvendelse til DnB som ble besvart kort tid etterpå. I september ble granskningsrapporten DnB hadde kommisjonert fra advokatfirmaet Hjort lansert og konklusjonen var at DnB ikke hadde brutt norsk lov eller EUs forskrifter. Generalsekretærens anbefaling er derfor at Amnesty ikke avslutter kundeforholdet til DnB på bakgrunn av avsløringene i «Panama papers». I etterkant av denne granskningsrapporten har det dukket opp andre forhold som generalsekretæren mener organisasjonen må ta stilling til. Framtiden i våre hender har, i samarbeid med forbrukerombudet, gjennomført en etisk granskning av norske banker hvor DnB kommer dårlig ut. Styret diskuterte ulike måter å håndtere denne nye informasjonen på og ba generalsekretæren undersøke mulige samarbeid med andre organisasjoner som også har DnB som bankforbindelse. Styret ba også generalsekretæren undersøke den planlagte hyppigheten av slike etiske granskninger og komme tilbake med en tidsanvisning for dette arbeidet. 

Vedtak
Styret ber Generalsekretæren i samråd med styrets finansutvalg starte en prosess vis a vis DnB i den hensikt at banken skal innføre tiltak som høyner deres etiske standarder og etterlevelse av disse. 



SAK 75/2016         Regionmøter 2017                            
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren orienterte om de planlagte regionmøtene for 2017. Møtene er planlagt noe tidligere på året enn tidligere pga medlemmenes behov for opplæring i flyktningekampanjen. 
Styret diskuterte styremedlemmenes rolle på møtene og konkluderte med at årets møter skal for styret del i hovedsak være en møteplass for medlemmer og styret, og at styret ikke skal ha en stor post på programmet. 

Styret besluttet at følgende styremedlemmer skal delta på følgende møter: 

Trondheim 11 februar – Gro Davidsen 
Bergen 11 februar – Nancy Herz 
Kristiansand 11 februar – Tonje Hellevig 
Tromsø 18 februar – Thea Schjødt
Stavanger 18 februar - Kjetil Haanes 
Ålesund 4 mars – Kjetil Haanes 
Oslo 11 mars – Kjell Johnsen og Wasim Zahid 

Vedtak 
Tas til oritentering


SAK 76/2016         Landsmøtet 2016 – demokratiutvalg og evaluering             
Sakspapir fra generalsekretæren

Generalsekretæren orienterte. Etter vedtak fra landsmøtet i Trondheim 2016 ble styret bedt om å nedsette et utvalg som skal utrede Amnesty i Norges medlemsdemokrati. Generalsekretæren presenterte ulike modeller for hvordan dette utvalget kan etableres.  
Vedtak 
Styret ber generalsekretæren engasjere en 50 % prosjektleder i en ettårig engasjementstilling for utvalget om medlemsdemokratiet i Amnesty International i Norge. Utvalget skal ledes av nestleder Thea Schjødt og i tillegg bestå av Gro Davidsen og Tonje Hellevig fra styret, samt to-tre utenfra styret. Generalsekretæren skal i samråd med styrets representanter rekruttere de øvrige utenfra styret. Midlene til dette skal hentes fra prosjektfondet innenfor en kostnadsramme på 550 000 kr. 
Utvalget skal legge fram sin innstilling til styret innen utgangen av 2017. 

SAK 77/2016         Styrets underutvalg                            

Styreleder orienterte styret om de eksisterende underutvalgene og ba styremedlemmene melde sin interesse til de ulike utvalgene. 

Vedtak 
Styret vedtok at følgende styremedlemmer skal sitte i følgende underutvalg: 
Internasjonalt utvalg: Tor-Hugne Olsen, Wasim Zahid og Veslemøy Aga 
Organisasjonsutvalg (utvalg for medlemsdemokratiet): Thea Schjødt, Gro Davidsen og Tonje Hellevig. 
Finansutvalg: Kjetil Haanes, Kjell Johnsen og Ole-Gunnar Solheim 


SAK 78/2016         Styrets orientering                            

Styreleder orienterte om kommende internasjonale møter: Det skal være en samling av europeiske styreledere i Berlin i februar, hit reiser nestleder Thea Schjødt. Møtet vil i all hovedsak dreie seg om governance reform. Det er i tillegg besluttet at Chairs Assembly/ Directors Forum skal avholdes på Sri Lanka 30 mars – 2 april, mens ICM skal avholdes i Roma 11-15 august. 


SAK 79/2016         Eventuelt 

Ingen saker under eventuelt. 


Godkjent og signert på styremøte 4 mars 2017
SIGN