Protokoll fra styremøte 23. juni 2017
Protokoll fra styremøtet i Amnesty i Norge 23. juni 2017.
Publisert:
3. jul 2017, kl. 10:10
|
Sist oppdatert:
25. sep 2017, kl. 08:57
Tilstede: Kjetil Haanes, Thea Schjødt, Tonje Hellevig, Kjell Johnsen (under SAK 30-36/2017 og 38/2017), Gro Herefoss Davidsen, Veslemøy Aga, Wasim Zahid, Ole-Gunnar Solheim og Nancy Herz.
Forfall: Tor-Hugne Olsen
Tilstede fra sekretariatet: John Peder Egenæs, Maren Grytting, Bjarte Økland (under SAK 30-38/2017) og Jørgen Lindbäck-Larsen (under SAK 38/2017).
Andre tilstede: Tone Margrethe Utvik og Hans-Christian Berger fra PwC (under SAK 34/2017).
Møteleder: Kjetil Haanes
Protokollfører: Maren Grytting
SAK 30/2017 Dagsorden
Sakspapir fra generalsekretæren
Styret vedtok å endre rekkefølgen på dagsorden grunnet deltakelse av eksterne. SAK 34/2017 ble behandlet først, deretter SAK 30-32/2017 og SAK 38/2017, før opprinnelig dagsorden ble påbegynt.
Vedtak
Dagsorden ble vedtatt.
SAK 31/2017 Protokollsaker
Sakspapir fra generalsekretæren.
Styret ønsket endringer under SAK 22/2017 og SAK 24/2017.
Vedtak
Protokoll fra styremøte 26.04.2017 ble godkjent og signert.
SAK 32/2017 Kommende styresaker
Sakspapir fra generalsekretæren
Kommende styresaker ble gjennomgått og det ble fastsatt at årets resterende styremøter vil avholdes i Oslo.
Vedtak
Saken tas til orientering.
SAK 33/2017 Generalsekretærens orientering
Muntlig orientering v/generalsekretæren
Generalsekretæren orienterte. En ny innkjøpspolicy har blitt utarbeidet som vil sette strenge etiske krav for leverandører Amnesty International i Norge (AI Norge) benytter seg av. Innkjøpspolicyen bygger på prinsipper som konkurranseutsettelse og likebehandling av tilbydere.
Styret mottok en oppdatering om det pågående ‘merkevareprosjektet’. Målet med prosjektet er å utvikle og forbedre måten vi kommuniserer hvem vi er og hva som gjør oss annerledes enn andre organisasjoner. Til nå har det blant annet blitt gjennomført fokusgrupper for å kartlegge hvordan potensielle medlemmer ser på Amnesty. Disse undersøkelsene har resultert i interessante observasjoner som vil danne grunnlag for utarbeidelsen av en merkevareplattform.
Innsamlede midler fra TV-aksjonen i 2012 vil bli brukt opp som planlagt innen utgangen av året. På grunn av et underforbruk av allokerte midler til visse prosjekter, har det blitt bestemt at gjenværende midler vil tildeles business og menneskerettighetsarbeidet som gjennomføres av Amnesty International sitt internasjonale sekretariat.
Tale Hugnes har blitt ansatt som ny politikk- og samfunnssjef. Hun tiltrer stillingen 1. oktober.
Styret ble oppdatert om situasjonen til Taner Kilic, styreleder i AI Tyrkia, som sammen med 22 andre advokater arrestert den 6. juni 2017 basert på falske anklager om tilknytning til Fethullah Gülen organisasjonen. Kilic sitter i varetekt og venter på at saken hans skal tas opp. AI Norge og andre seksjoner jobber aktivt med saken hans.
Vedtak
Saken tas til orientering.
SAK 34/2017 Årsregnskap med noter og styrets beretning
Sakspapir fra generalsekretæren
Økonomi- og administrasjonssjef presenterte årsregnskapet for 2016. Hovedtallene viser at vi går med et overskudd og forslag til disponering av disse midlene ble lagt frem for styret.
Eksterne revisorer presenterte sin gjennomgang av regnskapet. Det ble ikke avdekket noen vesentlig avvik.
Vedtak
Styret vedtar årsregnskap med noter og beretning som fremlagt med et overskudd på kr 2 303 804. Overskuddet fordeles til formålskapital som følger: Prosjektfondet økes med kr 2 811 830, Sikringsfondet økes med kr 5 600 562 og TV-aksjonens fond reduseres med kr – 6 108 587.
SAK 35/2017 Frivillig bidrag til det internasjonale sekretariatet
Sakspapirer fra generalsekretæren
Generalsekretæren orienterte om prosessen med frivillig bidrag til det internasjonale sekretariatet.
Vedtak
Styret vedtar et frivillig bidrag fra Amnesty i Norge til det internasjonale sekretariatet på 2 mill kr.
SAK 36/2017 Oppdatering av «Instruks for økonomistyring i AI Norge»
Sakspapirer fra generalsekretæren
Økonomi- og administrasjonssjef orienterte om oppdateringer som har blitt gjort i «Instruks for økonomistyring i AI Norge» og svarte på spørsmål fra styret.
Vedtak
Styret vedtar endringene i «Instruks for økonomistyring i AI Norge» som foreslått. Fremtidige endringer i instruksen kan gjøres av generalsekretæren i samråd med styreleder, men strukturelle endringer skal legges frem for styret for beslutning.
Styret tildeler prokura som følger:
SAK 37/2017 Resultatrapport pr mai
Sakspapirer fra generalsekretæren
Økonomi- og administrasjonssjef la fram resultatrapport pr mai som viser at vi økonomisk sett ligger meget godt an. Dette er et resultat av en positiv inntektsutvikling og et underforbruk på kostnadssiden. Underforbruket er hovedsakelig grunnet forsinkelser i ansettelsesprosesser, noe som har medført reduserte drifts- og prosjektkostnader. Styret ble videre orientert om status for likvide midler.
Vedtak
Styret tar resultatrapport pr mai til orientering og ber generalsekretæren komme tilbake til styret i løpet av høsten med forslag til endringer av «Retningslinjer for plassering av Amnesty International i Norges midler».
SAK 38/2017 Status for nytt F2F-program - Foreløpig evaluering av Switch samarbeid
Sakspapirer fra generalsekretæren
Markedssjef la frem foreløpig evaluering av det nye face-to-face (F2F) samarbeidet med Switch. Fra oppstart i januar og frem til juni har lønnsomheten steget sammenliknet med tilsvarende periode i 2016. Den gjennomsnittlige startsummen har økt, men realiseringsgraden har fortsatt rom for forbedring. En rekke forbedringstiltak har blitt igangsatt og det vil fremover bli lagt sterkt fokus på opplæring, kursing og oppfølging av ververe.
Vedtak
Styret tar saken til orientering og ber om ny oppdatering på første styremøte i 2018.
SAK 39/2017 Status demokratiprosjektet
Muntlig orientering v/nestleder
Styrets nestleder orienterte. Styringsgruppen for prosjektet har den siste tiden deltatt på samlinger arrangert av andre AI seksjoner, samt vært i dialog med både disse seksjonene og politiske ungdomsorganisasjoner. Målet med disse aktivitetene og spørreundersøkelsen som har blitt sendt ut til alle våre medlemmer er å innhente informasjon som vil danne grunnlaget for etableringen av nye tiltak som kan styrke medlemsdemokratiet. En utfyllende oppdatering på prosjektets status vil legges frem for styret til høsten, før en konkret anbefaling vil presenteres for styret i desember.
Vedtak
Saken tas til orientering.
SAK 40/2017 Samarbeid med AI Zimbabwe
Sakspapirer fra generalsekretæren
Generalsekretæren orienterte. Som diskutert ved tidligere styremøter har AI Zimbabwe uttrykt et ønske om å etablere et samarbeid med AI Norge. Ulike muligheter for samarbeid har blitt utforsket. Styret kom til at et samarbeid om styrearbeid mellom styrene i de to seksjonene er det området det er best grunnlag for å starte opp på det nåværende tidspunkt.
Vedtak
Styret ber generalsekretæren kontakte AI Zimbabwe og tilby seksjonen samarbeid om styrearbeid.
SAK 41/2017 ICM resolusjoner
Sakspapirer fra generalsekretæren
Generalsekretæren orienterte. Ved tidligere styremøter har styret diskuterte en rekke resolusjonsforslag som vil legges frem under International Council Meeting (ICM) i august. Følgende gjenværende resolusjonforslag ble diskutert og tatt stilling til under styremøtet:
Vedtak
Styret har diskutert vedtaksforslagene til ICM og gitt delegasjonen råd om hvordan den skal stemme. Styret er innforstått med at vedtaksforslagene kan utvikles og endres, og binder derfor delegasjonen ikke til disse rådene.
SAK 42/2017 Styrets orientering
Styreleder orienterte om at han sammen med styreleder i AI Canada vil ta del i en uformell ‘peer-group’ med styreledere fra Øst-Asia som vil fokusere på kompetanseutveksling. Gruppen vil med jevne mellomrom gjennomføre telefonmøter, samt møtes under ICM i august. Nancy vil holde en presentasjon på Nordic Youth Conference som avholdes i juli.
Vedtak
Saken tas til orientering.
SAK 43/2017 Eventuelt
Under Nordic Youth Conference som arrangeres av AI Norge i juli har styret ved tidligere anledninger vært representert. Styret inviterer Viktor, 4. vara, til å delta dersom han har mulighet.
Forfall: Tor-Hugne Olsen
Tilstede fra sekretariatet: John Peder Egenæs, Maren Grytting, Bjarte Økland (under SAK 30-38/2017) og Jørgen Lindbäck-Larsen (under SAK 38/2017).
Andre tilstede: Tone Margrethe Utvik og Hans-Christian Berger fra PwC (under SAK 34/2017).
Møteleder: Kjetil Haanes
Protokollfører: Maren Grytting
SAK 30/2017 Dagsorden
Sakspapir fra generalsekretæren
Styret vedtok å endre rekkefølgen på dagsorden grunnet deltakelse av eksterne. SAK 34/2017 ble behandlet først, deretter SAK 30-32/2017 og SAK 38/2017, før opprinnelig dagsorden ble påbegynt.
Vedtak
Dagsorden ble vedtatt.
SAK 31/2017 Protokollsaker
Sakspapir fra generalsekretæren.
Styret ønsket endringer under SAK 22/2017 og SAK 24/2017.
Vedtak
Protokoll fra styremøte 26.04.2017 ble godkjent og signert.
SAK 32/2017 Kommende styresaker
Sakspapir fra generalsekretæren
Kommende styresaker ble gjennomgått og det ble fastsatt at årets resterende styremøter vil avholdes i Oslo.
Vedtak
Saken tas til orientering.
SAK 33/2017 Generalsekretærens orientering
Muntlig orientering v/generalsekretæren
Generalsekretæren orienterte. En ny innkjøpspolicy har blitt utarbeidet som vil sette strenge etiske krav for leverandører Amnesty International i Norge (AI Norge) benytter seg av. Innkjøpspolicyen bygger på prinsipper som konkurranseutsettelse og likebehandling av tilbydere.
Styret mottok en oppdatering om det pågående ‘merkevareprosjektet’. Målet med prosjektet er å utvikle og forbedre måten vi kommuniserer hvem vi er og hva som gjør oss annerledes enn andre organisasjoner. Til nå har det blant annet blitt gjennomført fokusgrupper for å kartlegge hvordan potensielle medlemmer ser på Amnesty. Disse undersøkelsene har resultert i interessante observasjoner som vil danne grunnlag for utarbeidelsen av en merkevareplattform.
Innsamlede midler fra TV-aksjonen i 2012 vil bli brukt opp som planlagt innen utgangen av året. På grunn av et underforbruk av allokerte midler til visse prosjekter, har det blitt bestemt at gjenværende midler vil tildeles business og menneskerettighetsarbeidet som gjennomføres av Amnesty International sitt internasjonale sekretariat.
Tale Hugnes har blitt ansatt som ny politikk- og samfunnssjef. Hun tiltrer stillingen 1. oktober.
Styret ble oppdatert om situasjonen til Taner Kilic, styreleder i AI Tyrkia, som sammen med 22 andre advokater arrestert den 6. juni 2017 basert på falske anklager om tilknytning til Fethullah Gülen organisasjonen. Kilic sitter i varetekt og venter på at saken hans skal tas opp. AI Norge og andre seksjoner jobber aktivt med saken hans.
Vedtak
Saken tas til orientering.
SAK 34/2017 Årsregnskap med noter og styrets beretning
Sakspapir fra generalsekretæren
Økonomi- og administrasjonssjef presenterte årsregnskapet for 2016. Hovedtallene viser at vi går med et overskudd og forslag til disponering av disse midlene ble lagt frem for styret.
Eksterne revisorer presenterte sin gjennomgang av regnskapet. Det ble ikke avdekket noen vesentlig avvik.
Vedtak
Styret vedtar årsregnskap med noter og beretning som fremlagt med et overskudd på kr 2 303 804. Overskuddet fordeles til formålskapital som følger: Prosjektfondet økes med kr 2 811 830, Sikringsfondet økes med kr 5 600 562 og TV-aksjonens fond reduseres med kr – 6 108 587.
SAK 35/2017 Frivillig bidrag til det internasjonale sekretariatet
Sakspapirer fra generalsekretæren
Generalsekretæren orienterte om prosessen med frivillig bidrag til det internasjonale sekretariatet.
Vedtak
Styret vedtar et frivillig bidrag fra Amnesty i Norge til det internasjonale sekretariatet på 2 mill kr.
SAK 36/2017 Oppdatering av «Instruks for økonomistyring i AI Norge»
Sakspapirer fra generalsekretæren
Økonomi- og administrasjonssjef orienterte om oppdateringer som har blitt gjort i «Instruks for økonomistyring i AI Norge» og svarte på spørsmål fra styret.
Vedtak
Styret vedtar endringene i «Instruks for økonomistyring i AI Norge» som foreslått. Fremtidige endringer i instruksen kan gjøres av generalsekretæren i samråd med styreleder, men strukturelle endringer skal legges frem for styret for beslutning.
Styret tildeler prokura som følger:
- Styreleder alene
- Generalsekretær alene
- Assisterende generalsekretær alene
- Økonomi- og administrasjonssjef alene
- Politikk- og samfunnssjef alene
- Markedssjef alene
- Medlems- og organisasjonssjef alene
- Personalsjef alene
SAK 37/2017 Resultatrapport pr mai
Sakspapirer fra generalsekretæren
Økonomi- og administrasjonssjef la fram resultatrapport pr mai som viser at vi økonomisk sett ligger meget godt an. Dette er et resultat av en positiv inntektsutvikling og et underforbruk på kostnadssiden. Underforbruket er hovedsakelig grunnet forsinkelser i ansettelsesprosesser, noe som har medført reduserte drifts- og prosjektkostnader. Styret ble videre orientert om status for likvide midler.
Vedtak
Styret tar resultatrapport pr mai til orientering og ber generalsekretæren komme tilbake til styret i løpet av høsten med forslag til endringer av «Retningslinjer for plassering av Amnesty International i Norges midler».
SAK 38/2017 Status for nytt F2F-program - Foreløpig evaluering av Switch samarbeid
Sakspapirer fra generalsekretæren
Markedssjef la frem foreløpig evaluering av det nye face-to-face (F2F) samarbeidet med Switch. Fra oppstart i januar og frem til juni har lønnsomheten steget sammenliknet med tilsvarende periode i 2016. Den gjennomsnittlige startsummen har økt, men realiseringsgraden har fortsatt rom for forbedring. En rekke forbedringstiltak har blitt igangsatt og det vil fremover bli lagt sterkt fokus på opplæring, kursing og oppfølging av ververe.
Vedtak
Styret tar saken til orientering og ber om ny oppdatering på første styremøte i 2018.
SAK 39/2017 Status demokratiprosjektet
Muntlig orientering v/nestleder
Styrets nestleder orienterte. Styringsgruppen for prosjektet har den siste tiden deltatt på samlinger arrangert av andre AI seksjoner, samt vært i dialog med både disse seksjonene og politiske ungdomsorganisasjoner. Målet med disse aktivitetene og spørreundersøkelsen som har blitt sendt ut til alle våre medlemmer er å innhente informasjon som vil danne grunnlaget for etableringen av nye tiltak som kan styrke medlemsdemokratiet. En utfyllende oppdatering på prosjektets status vil legges frem for styret til høsten, før en konkret anbefaling vil presenteres for styret i desember.
Vedtak
Saken tas til orientering.
SAK 40/2017 Samarbeid med AI Zimbabwe
Sakspapirer fra generalsekretæren
Generalsekretæren orienterte. Som diskutert ved tidligere styremøter har AI Zimbabwe uttrykt et ønske om å etablere et samarbeid med AI Norge. Ulike muligheter for samarbeid har blitt utforsket. Styret kom til at et samarbeid om styrearbeid mellom styrene i de to seksjonene er det området det er best grunnlag for å starte opp på det nåværende tidspunkt.
Vedtak
Styret ber generalsekretæren kontakte AI Zimbabwe og tilby seksjonen samarbeid om styrearbeid.
SAK 41/2017 ICM resolusjoner
Sakspapirer fra generalsekretæren
Generalsekretæren orienterte. Ved tidligere styremøter har styret diskuterte en rekke resolusjonsforslag som vil legges frem under International Council Meeting (ICM) i august. Følgende gjenværende resolusjonforslag ble diskutert og tatt stilling til under styremøtet:
- 1.06. AI Sweden: Statue amendment: A foundation for our governance:
Styret diskuterte endringene som har blitt gjort til dette resolusjonsforslaget, men overlot til delegasjonen å ta et standpunkt da mye tyder på at ytterligere endringer vil forekomme.
- 1.08. AI Israel: Statue amendment: Membership appeals committee:
Styret diskuterte endringene som har blitt gjort til dette resolusjonsforslaget, men overlot til delegasjonen å ta et standpunkt da mye tyder på at ytterligere endringer vil forekomme.
- 2.01. AI France, Greece, Spain & USA: Developing a policy on military occupation:
Resolusjonen ber det internasjonale styret utvikle en policy på militær okkupasjon i samarbeid med seksjoner og strukturer, som vil inkludere kriterier for når Amnesty International burde motsette seg militære okkupasjoner. Basert på internasjonalt utvalg sin anbefaling samt diskusjoner under styremøtet, ønsker styret på nåværende tidspunkt ikke å støtte resolusjonen.
- 2.02. AI Mexico and AI USA: Drug control and human rights:
Resolusjonen ber det internasjonale styret utvikle en policy om narkotikakontroll og menneskerettigheter som skal bli offentliggjort innen organisasjonens neste globale møte i 2018. På bakgrunn av diskusjonene under styremøtet og internasjonalt utvalg sin anbefaling, uttrykket styret sin støtte til denne resolusjonen. Det ble understreket viktigheten av å involvere medlemmene våre når en eventuell prosess med å utarbeide policyforslag starter internasjonalt.
- 2.03. AI Greece: Drug control and human rights:
Resolusjonen ber det internasjonale styret utvikle en policy om narkotikakontroll og menneskerettigheter som supplerer de aspektene av narkotikakontroll som adresseres av Amnesty International sine nåværende policyer. Resolusjonen ber om at policyen skal presenteres før organisasjonens neste globale møte i 2018. Styret støtter ikke denne resolusjonen blant annet fordi den til en viss grad forskutterer hva en policy skal inneholde.
- 2.07. AI Israel: Conscientious objectors:
Resolusjonen ber Amnesty International anerkjenne alle militærnektere som samvittighetsfanger, uavhengig av om de har mulighet til en alternativ siviltjeneste. Videre ber resolusjonen det internasjonale styret om å gjennomføre en undersøkelse av situasjonen til militærnektere i land der militærtjeneste er obligatorisk og anbefale hvordan temaet skal adresseres innenfor Amnestys nåværende og fremtidige strategiske mål. Styret ønsker ikke å støtte denne resolusjonen.
- 2.09. AI France: Protection of whistle-blowers:
Resolusjonen ber det internasjonale styret utvikle en policy om varslere (whistle-blowers) som inkluderer klare definisjoner og kriterier som gjør det mulig for Amnesty International å jobbe bedre med dette temaet. Styret støtter denne resolusjonen.
- 2.10. AI Luxembourg: Banks and the arms trade:
Resolusjonen ber det internasjonal styret utvikle en strategi for å etablere et forbud mot finansielle aktiviteter relatert til 1) ulovlige våpen og 2) lovlige våpen som benyttes for å begå alvorlige menneskerettighetsbrudd. Styret er i utgangspunktet positive til resolusjonsforslaget, men velger ved nåværende tidspunkt å ikke ta et klart standpunkt til forslaget.
Vedtak
Styret har diskutert vedtaksforslagene til ICM og gitt delegasjonen råd om hvordan den skal stemme. Styret er innforstått med at vedtaksforslagene kan utvikles og endres, og binder derfor delegasjonen ikke til disse rådene.
SAK 42/2017 Styrets orientering
Styreleder orienterte om at han sammen med styreleder i AI Canada vil ta del i en uformell ‘peer-group’ med styreledere fra Øst-Asia som vil fokusere på kompetanseutveksling. Gruppen vil med jevne mellomrom gjennomføre telefonmøter, samt møtes under ICM i august. Nancy vil holde en presentasjon på Nordic Youth Conference som avholdes i juli.
Vedtak
Saken tas til orientering.
SAK 43/2017 Eventuelt
Under Nordic Youth Conference som arrangeres av AI Norge i juli har styret ved tidligere anledninger vært representert. Styret inviterer Viktor, 4. vara, til å delta dersom han har mulighet.