Utkast til protokoll fra styremøte 5 februar
Publisert:
20. Feb 2016, kl. 12:21
|
Sist oppdatert:
29. Apr 2016, kl. 13:23
Protokoll fra styremøte i Amnesty International Norge 05.02.2016
Tidsrom: 15.00 – 19.00
Sted: Amnesty International, Grensen 3, Oslo
Til stede: Kjetil Haanes, Veslemøy Aga, Gro Davidsen, Ove Tjelta, Ole-Gunnar Solheim, Tor-Hugne Olsen, Inga Laupstad (fra SAK 05/2016), Tonje Hellevig, og varamedlem Ingrid Juell Moe.
Til stede fra sekretariatet: John Peder Egenæs, Helle Biørnstad og Ingvild Lyberg (under SAK 04/2016)
Forfall: Astrid Aksnessæther og vararepresentantene Nancy Herz og Thomas Øvstebø
SAK 01/2016 Godkjenning av dagsorden
Sakspapir fra generalsekretæren
To saker ble meldt til eventuelt: dagsorden til de regionale medlemsmøtene og valg av styrets representanter til nominasjonskomiteen for Amnestyprisen.
Vedtak
Dagsorden godkjent.
SAK 02/2016 Protokollsaker
Vedtak
Protokoll fra styremøtet 11.12.15 godkjent.
SAK 03/2016 Kommende styresaker
Sakspapir fra generalsekretæren
Styret besluttet å avholde et ekstra styremøte torsdag 17 mars kl. 15. Møtet finner sted på skype.
Styret ble enige om at saken «styrets egenevaluering» settes opp under styremøtet i april.
Vedtak
Tas til orientering
SAK 04/2016 Generalsekretærens orientering
Generalsekretæren orienterte. Konserten «desembertoner» ble avholdt i Oslo Domkirke i slutten av november. Konserten arrangeres av Nordea i samarbeid med kirken. Det ble samlet inn 90 000 kr til Amnesty under rekken av konserter. I tillegg vant Amnesty en konkurranse i sosiale medier om å motta Nordeas årlige julegave på ytterligere 80 000.
Tv-programmet «hjem til jul» ble sendt på TV3 den tredje søndagen i advent. TV-programmet fikk noe skuffende seertall. Det kom 160 innmeldinger som resultat av programmet.
Årets Skriv for liv-kampanje ble arrangert i november og desember. Denne kampanjen er stadig i vekst både på antall signaturer, brev og arrangementer.
Det foreløpige tallet for innsamlede midler for fjorårets OD er 24 millioner. Det gjenstår fortsatt noen skoler og tallet vil derfor øke noe.
Generalsekretæren og styreleder deltok på samling av Studentrådet helgen før styremøtet. Forrige helg var det samling i studentrådet.
Det jobbes med å bedre situasjonen i økonomiavdelingen for å gjøre sekretariatet mindre sårbare ved lengre fravær.
Vedtak
Tas til orientering.
SAK 05/2016 AI Norges strategi 2017-19 O
Sakspapir fra generalsekretæren
Assisterende generalsekretær Ingvild Gjone Lyberg orienterte om arbeidet i strategiarbeidsgruppen. Arbeidsgruppen har utarbeidet en vellykket spørreundersøkelse som ble besvart av nesten 3000 medlemmer. Det har også vært flere runder med diskusjoner og innspill ved sekretariatet. Arbeidsgruppen har bearbeidet resultat og kommet frem til et første utkast til strategi på områdene menneskerettigheter, engasjement og vekst. Områdene som gjenstår er politisk påvirkning, kommunikasjon og kunnskapsspredning.
Dette er forslagene til menneskerettighetsmål og engasjementsmål som skal diskuteres på de regionale medlemsmøtene. Styret ba generalsekretæren utarbeide et stolpeforedrag til disse møtene.
Vedtak
Tas til orientering
SAK 06/2016 Utkast til årsrapport 2015
Sakspapir fra generalsekretæren
Generalsekretæren orienterte om forslaget til årsrapport for 2015. Styret kom med overordnede tilbakemeldinger og ble enige om å sende språklige innspill på epost. Endelig årsrapport legges frem for styret under styremøtet i april.
Vedtak
tas til orientering
SAK 08/2016 Orientering om arbeidsmiljøundersøkelsen
Sakspapir fra generalsekretæren
Generalsekretæren orientere om den nylige gjennomførte arbeidsmiljøundersøkelsen ved sekretariatet. Undersøkelsen ble sendt til både faste og midlertidig ansatte. Undersøkelsen ble gjennomført av firmaet ”greatest place to work” som sammenligner resultatet med andre bedrifter og frivillige organisasjoner. Amnesty komme generelt over benchmark blant våre kollegaer i andre organisasjoner, og litt under benchmark blant de beste av andre sammenlignbare bedrifter. Selv om resultatet generelt er veldig bra har ledergruppen identifisert tre områder som må forbedres: tydelighet, kompetanseheving og faglig- og sosial integrering. Dagen før styremøtet fikk alle ansatte anledning til å komme med innspill til tiltak på disse områdene og ledergruppen skal på bakgrunn av dette utarbeide en tiltaksplan.
Vedtak
Tas til orientering
SAK 09/2016 Rapport om Norge
Muntlig orientering fra generalsekretæren
Generalsekretæren orienterte om arbeidet med rapporten om situasjonen for sexarbeidere i Norge. Styret besluttet under SAK 53/2015 at utvalgte styremedlemmer skulle ha et spesielt blikk på utkastet til rapport for kvalitetssikring. Utkastet er nå kommentert og forventet lanseringsdato er 31 mars. Policyen vil etter planen offentliggjøres etter det internasjonale styret møter i begynnelsen av mai.
Vedtak
Styret avholder et ekstra møte torsdag 17 mars kl. 15. Møtet avholdes på skype.
SAK 10/2016 Søknad til prosjektfondet
Sakspapir fra generalsekretæren
Generalsekretæren orienterte om prosjektet for å kartlegge mindreårige dødsdømte i Iran. Dette prosjektet har allerede pågått i ett år og har vært veldig vellykket. Generalsekretæren, i samarbeid med Iran-teamet i London, ønsker nå å utvide prosjektet til også å omhandle dødsdømte for narkotikakriminalitet og dødsdømte kvinner i Iran.
Styret ba generalsekretæren foreslå inkludering av dødsstraff på grunn av seksuell orientering i prosjektet.
Vedtak
Styret bevilger inntil 1,2 millioner NOK til prosjektet for kartlegging av bruken av dødsstraff i Iran. Midlene hentes fra prosjektfondet hvor det etter denne bevilgningen gjenstår 6,5 millioner NOK.
SAK 11/2016 AI Norges plassering av midler i fond
Muntlig orientering ved generalsekretæren
Generalsekretæren orienterte. Landsmøtet har bedt styret redegjøre for organisasjonens muligheter for plassering av midler i fond.
Vedtak
Styret ber finansutvalget redegjøre for organisasjonen muligheter for plassering av midler i fond.
SAK 12/2016 Landsmøtet 2016
Sakspapir fra generalsekretæren
Generalsekretæren orienterte om det fremlagte forslaget til overordnet tematikk for landsmøtet 2016. Styret ba arbeidsgruppen for landsmøtet sikre en god balanse mellom personlige historier og faglig påfyll, i tillegg til større fleksibilitet i programmet hvis uventede situasjoner skulle oppstå.
Vedtak
Styret vedtar ”menneskerettighetsforkjempere” som overordnet tema for landsmøtet 2016.
Styret ber styremedlemmene Tonje Hellevig og Gro Davidsen følge planleggingen av landsmøtet 2016.
SAK 13/2016 Governance reform
Sakspapir fra generalsekretæren
Generalsekretæren orienterte om fremlagte forslag til tilbakemelding på governance reform.
Vedtak
Styret ber generalsekretæren inkorporere styrets forslag til endringer og sende inn AI Norges tilbakemelding på governance reform innen gitt frist.
SAK 14/2016 Generalsekretærens egenevaluering
Sakspapir fra generalsekretæren
Generalsekretæren orienterte om fremlagte egenevaluering. Egenevalueringen tar utgangspunkt i GS instruks og forbedringspunkter fra forrige egenevaluering (se SAK 15/2014).
Vedtak
Tas til orientering
SAK 15/2016 Styrets orientering
Ingen saker under styrets orientering
SAK 16/2016 Eventuelt
SAK 1 Regionale medlemsmøter
Generalsekretæren orienterte om forslaget til dagsorden for de regionale medlemsmøtene. Styret ba generalsekretæren sikre tid til skriftlige evalueringer i alle møtene, samt at det skal tydelig fremgå møtenes formelle rolle i organisasjonen i invitasjonene.
Vedtak
Tas til orientering.
SAK 2 Styrets representanter til nominasjonskomiteen for Amnestyprisen.
Generalsekretæren orienterte om prosessen rundt Amnestyprisen. Prisen deles ut på landsmøtet i november, men styret må ha to representanter i nominasjonskomiteen. Komiteen består i tillegg av to eksterne medlemmer og en sekretær fra sekretariatet,
Vedtak
Styret vedtar at Ole-Gunnar Solheim og Tonje Hellevig er styrets representanter i nominasjonskomiteen for Amnestyprisen 2016.
Godkjent og signert på styremøtet 29.04.2016
Tidsrom: 15.00 – 19.00
Sted: Amnesty International, Grensen 3, Oslo
Til stede: Kjetil Haanes, Veslemøy Aga, Gro Davidsen, Ove Tjelta, Ole-Gunnar Solheim, Tor-Hugne Olsen, Inga Laupstad (fra SAK 05/2016), Tonje Hellevig, og varamedlem Ingrid Juell Moe.
Til stede fra sekretariatet: John Peder Egenæs, Helle Biørnstad og Ingvild Lyberg (under SAK 04/2016)
Forfall: Astrid Aksnessæther og vararepresentantene Nancy Herz og Thomas Øvstebø
SAK 01/2016 Godkjenning av dagsorden
Sakspapir fra generalsekretæren
To saker ble meldt til eventuelt: dagsorden til de regionale medlemsmøtene og valg av styrets representanter til nominasjonskomiteen for Amnestyprisen.
Vedtak
Dagsorden godkjent.
SAK 02/2016 Protokollsaker
Vedtak
Protokoll fra styremøtet 11.12.15 godkjent.
SAK 03/2016 Kommende styresaker
Sakspapir fra generalsekretæren
Styret besluttet å avholde et ekstra styremøte torsdag 17 mars kl. 15. Møtet finner sted på skype.
Styret ble enige om at saken «styrets egenevaluering» settes opp under styremøtet i april.
Vedtak
Tas til orientering
SAK 04/2016 Generalsekretærens orientering
Generalsekretæren orienterte. Konserten «desembertoner» ble avholdt i Oslo Domkirke i slutten av november. Konserten arrangeres av Nordea i samarbeid med kirken. Det ble samlet inn 90 000 kr til Amnesty under rekken av konserter. I tillegg vant Amnesty en konkurranse i sosiale medier om å motta Nordeas årlige julegave på ytterligere 80 000.
Tv-programmet «hjem til jul» ble sendt på TV3 den tredje søndagen i advent. TV-programmet fikk noe skuffende seertall. Det kom 160 innmeldinger som resultat av programmet.
Årets Skriv for liv-kampanje ble arrangert i november og desember. Denne kampanjen er stadig i vekst både på antall signaturer, brev og arrangementer.
Det foreløpige tallet for innsamlede midler for fjorårets OD er 24 millioner. Det gjenstår fortsatt noen skoler og tallet vil derfor øke noe.
Generalsekretæren og styreleder deltok på samling av Studentrådet helgen før styremøtet. Forrige helg var det samling i studentrådet.
Det jobbes med å bedre situasjonen i økonomiavdelingen for å gjøre sekretariatet mindre sårbare ved lengre fravær.
Vedtak
Tas til orientering.
SAK 05/2016 AI Norges strategi 2017-19 O
Sakspapir fra generalsekretæren
Assisterende generalsekretær Ingvild Gjone Lyberg orienterte om arbeidet i strategiarbeidsgruppen. Arbeidsgruppen har utarbeidet en vellykket spørreundersøkelse som ble besvart av nesten 3000 medlemmer. Det har også vært flere runder med diskusjoner og innspill ved sekretariatet. Arbeidsgruppen har bearbeidet resultat og kommet frem til et første utkast til strategi på områdene menneskerettigheter, engasjement og vekst. Områdene som gjenstår er politisk påvirkning, kommunikasjon og kunnskapsspredning.
Dette er forslagene til menneskerettighetsmål og engasjementsmål som skal diskuteres på de regionale medlemsmøtene. Styret ba generalsekretæren utarbeide et stolpeforedrag til disse møtene.
Vedtak
Tas til orientering
SAK 06/2016 Utkast til årsrapport 2015
Sakspapir fra generalsekretæren
Generalsekretæren orienterte om forslaget til årsrapport for 2015. Styret kom med overordnede tilbakemeldinger og ble enige om å sende språklige innspill på epost. Endelig årsrapport legges frem for styret under styremøtet i april.
Vedtak
tas til orientering
SAK 08/2016 Orientering om arbeidsmiljøundersøkelsen
Sakspapir fra generalsekretæren
Generalsekretæren orientere om den nylige gjennomførte arbeidsmiljøundersøkelsen ved sekretariatet. Undersøkelsen ble sendt til både faste og midlertidig ansatte. Undersøkelsen ble gjennomført av firmaet ”greatest place to work” som sammenligner resultatet med andre bedrifter og frivillige organisasjoner. Amnesty komme generelt over benchmark blant våre kollegaer i andre organisasjoner, og litt under benchmark blant de beste av andre sammenlignbare bedrifter. Selv om resultatet generelt er veldig bra har ledergruppen identifisert tre områder som må forbedres: tydelighet, kompetanseheving og faglig- og sosial integrering. Dagen før styremøtet fikk alle ansatte anledning til å komme med innspill til tiltak på disse områdene og ledergruppen skal på bakgrunn av dette utarbeide en tiltaksplan.
Vedtak
Tas til orientering
SAK 09/2016 Rapport om Norge
Muntlig orientering fra generalsekretæren
Generalsekretæren orienterte om arbeidet med rapporten om situasjonen for sexarbeidere i Norge. Styret besluttet under SAK 53/2015 at utvalgte styremedlemmer skulle ha et spesielt blikk på utkastet til rapport for kvalitetssikring. Utkastet er nå kommentert og forventet lanseringsdato er 31 mars. Policyen vil etter planen offentliggjøres etter det internasjonale styret møter i begynnelsen av mai.
Vedtak
Styret avholder et ekstra møte torsdag 17 mars kl. 15. Møtet avholdes på skype.
SAK 10/2016 Søknad til prosjektfondet
Sakspapir fra generalsekretæren
Generalsekretæren orienterte om prosjektet for å kartlegge mindreårige dødsdømte i Iran. Dette prosjektet har allerede pågått i ett år og har vært veldig vellykket. Generalsekretæren, i samarbeid med Iran-teamet i London, ønsker nå å utvide prosjektet til også å omhandle dødsdømte for narkotikakriminalitet og dødsdømte kvinner i Iran.
Styret ba generalsekretæren foreslå inkludering av dødsstraff på grunn av seksuell orientering i prosjektet.
Vedtak
Styret bevilger inntil 1,2 millioner NOK til prosjektet for kartlegging av bruken av dødsstraff i Iran. Midlene hentes fra prosjektfondet hvor det etter denne bevilgningen gjenstår 6,5 millioner NOK.
SAK 11/2016 AI Norges plassering av midler i fond
Muntlig orientering ved generalsekretæren
Generalsekretæren orienterte. Landsmøtet har bedt styret redegjøre for organisasjonens muligheter for plassering av midler i fond.
Vedtak
Styret ber finansutvalget redegjøre for organisasjonen muligheter for plassering av midler i fond.
SAK 12/2016 Landsmøtet 2016
Sakspapir fra generalsekretæren
Generalsekretæren orienterte om det fremlagte forslaget til overordnet tematikk for landsmøtet 2016. Styret ba arbeidsgruppen for landsmøtet sikre en god balanse mellom personlige historier og faglig påfyll, i tillegg til større fleksibilitet i programmet hvis uventede situasjoner skulle oppstå.
Vedtak
Styret vedtar ”menneskerettighetsforkjempere” som overordnet tema for landsmøtet 2016.
Styret ber styremedlemmene Tonje Hellevig og Gro Davidsen følge planleggingen av landsmøtet 2016.
SAK 13/2016 Governance reform
Sakspapir fra generalsekretæren
Generalsekretæren orienterte om fremlagte forslag til tilbakemelding på governance reform.
Vedtak
Styret ber generalsekretæren inkorporere styrets forslag til endringer og sende inn AI Norges tilbakemelding på governance reform innen gitt frist.
SAK 14/2016 Generalsekretærens egenevaluering
Sakspapir fra generalsekretæren
Generalsekretæren orienterte om fremlagte egenevaluering. Egenevalueringen tar utgangspunkt i GS instruks og forbedringspunkter fra forrige egenevaluering (se SAK 15/2014).
Vedtak
Tas til orientering
SAK 15/2016 Styrets orientering
Ingen saker under styrets orientering
SAK 16/2016 Eventuelt
SAK 1 Regionale medlemsmøter
Generalsekretæren orienterte om forslaget til dagsorden for de regionale medlemsmøtene. Styret ba generalsekretæren sikre tid til skriftlige evalueringer i alle møtene, samt at det skal tydelig fremgå møtenes formelle rolle i organisasjonen i invitasjonene.
Vedtak
Tas til orientering.
SAK 2 Styrets representanter til nominasjonskomiteen for Amnestyprisen.
Generalsekretæren orienterte om prosessen rundt Amnestyprisen. Prisen deles ut på landsmøtet i november, men styret må ha to representanter i nominasjonskomiteen. Komiteen består i tillegg av to eksterne medlemmer og en sekretær fra sekretariatet,
Vedtak
Styret vedtar at Ole-Gunnar Solheim og Tonje Hellevig er styrets representanter i nominasjonskomiteen for Amnestyprisen 2016.
Godkjent og signert på styremøtet 29.04.2016